Mendisain struktur organisasi (organization design) (2)

Ketika memulai disain struktur organisasi, ada beberapa elemen yang mesti didefinisikan dengan jelas terlebih dahulu. Keberadaan elemen ini penting bagi struktur organisasi yang baik, karena bila tidak bisa dijelaskan secara detil, akan mengganggu prinsip-prinsip dasar struktur organisasi seperti yang sudah dijelaskan pada tulisan sebelumnya.

Adapun elemen tersebut adalah :

•  Kejelasan Amanat (Clarity of Mandate)
•  Kesatuan Tujuan (Unity of Purpose)
•  Kejelasan Hubungan (Clarity of Relationship)

Kejelasan amanat (clarity of mandate) merupakan elemen penting struktur organisasi. Segala bentuk sasaran, aktifitas, maupun output yang diharapkan dari komponen organisasi harus terdefinisikan dengan jelas, dan juga mesti memiliki pembedaan (differensiasi) dengan yang lain baik itu di dalam suatu divisi, cabang maupun departemen. Aktifitas dan output dari komponen organisasi harus dengan mudah dapat dikaitkan dengan sasaran organisasi. Bila belum ada definisi dan pembedaan jelas dari komponen organisasi, dapat dikatakan bahwa elemen struktur belum memenuhi kejelasan amanat (clarity of mandate).

Keberadaan amanat yang jelas di dalam struktur, akan memenuhi syarat dari pembuatan disain struktur organisasi sehingga terjadi keterkaitan antara visi, misi organisasi yang diwujudkan dalam bentuk formal struktur organisasi.

Kesatuan tujuan (unity of purpose), adanya kesatuan menjamin bahwa semua komponen organisasi mulai dari unit terkecil sampai unit yang lebih besar (dapat dilihat dari besarnya populasi posisi, anggaran dll) telah bekerja untuk mencapai sasaran bersama, dan semua komponen bekerja untuk mencapai kinerja yang terkait dengan sasaran unit yang lebih besar. Artinya, relasi dan hubungan kinerja antar komponen sudah terjalin dengan harmonis, dan bentuk dukungan muncul dari unit terkecil sampai unit terbesar.

Kejelasan hubungan (clarity of relationship) memberikan jaminan bahwa setiap hubungan yang terjadi (koordinasi, informasi, instruksi, konsultasi) antara unit organisasi yang besar dengan unit organisasi yang lebih kecil memiliki kejelasan, baik bersifat horizontal maupun vertikal. Selain itu, juga memberikan relasi hubungan bagaimana unit organisasi menjalin internal stakeholder (departemen yang lain, cabang yang lain) dan external stakeholder (pelanggan, vendor, supplier, masyarakat).