Melakukan Analisa Jabatan (Job Analysis) (1)

Job Analisis dilakukan melalui proses tiga arah antara pemangku  jabatan (job holder), atasan (superior) dan job analis. Terkadang bila diperlukan, dapat melibatkan orang lain,misalnya orang yang memiliki job yang sama, atau orang yang lebih senior yang berada dalam satu departemen dengan pemegang jabatan, atau bisa juga orang yang mengerti dengan jabatan tersebut.

Pemangku jabatan merupakan sumber informasi utama karena dialah yang yang lebih mengetahui pekerjaannya dibandingkan dengan orang lain.  Atasan melihat jabatan tersebut dalam prespektif : mampu melihat bagian yang lebih fokus yang tidak terlihat oleh pemegang jabatan sebagaimana mestinya. Job analis adalah orang luar yang independen dan terlatih untuk melihat job dan dan membantu pemangku jabatan dan atasan memberikan draft dan menuntun perubahan-perubahan yang dilakukan semua pihak terkait sampai hasil akhir.   

Prinsip dasar dalam melakukan analisa jabatan adalah :

  1. Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan
  2. Menganalisa job-nya bukan orang yang memangku jabatan
  3. Fakta bukan judgement

Rentang isi Job Description

Gugus tugas, tanggungjawab dari job description berupa rentang/kisaran jabatan dalam Min Tugas dan Max Tugas pada periode waktu tertentu. Jika tugas/tanggunjawab tersebut sudah dibawah Min Tugas, maka sebaiknya dilakukan revisi terhadap job description tersebut (job re-analysis ). Demikian juga jika tugas/tanggungjawab sudah melewati Max Tugas.

Dari sini terlihat bahwa job description merupakan dokumen yang dinamis, mengikuti perkembangan, strategi kondisi maupun situasi organisasi.

About these ads

26 pemikiran pada “Melakukan Analisa Jabatan (Job Analysis) (1)

  1. kanda saya mahsiswa psikologi yang berminat di Dunia psikologi industri dan organisasi. tulisan kanda sangat membantu saya membuka wacana ttg man.SDM sebagai pelengkap perkuliahan dikampus. saat ini saya sedang mengambil mata kuliah ANAJAB (analisis jabatan) dan Man. SDM dan Hub, Industrial.

  2. Pak/Bu,, perkenalkan saya virgi, staf SDM di salah satu BUMN. Saya ingin tanya, tentang pernyataan tentang prinsip analisis jabatan adalah : Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan. Bagaimana ya caranya melakukan ANALISIS, bukan list tugas? thanks….

  3. Mbak Virgi, perbedaan antara analisa dan membuat daftar list tugas cukup nyata.

    Jika dilakukan analisa, maka yang terjadi adalah cakupan seluruh kumpulan aktifitas bisa dinyatakan dalam satu kalimat yang menggambarkan tanggungjawab utama jabatan tersebut.

    Sebagai contoh : seorang salesman memiliki tugas :
    – Melakukan kunjungan ke pelanggan potensial
    – Melakukan kajian untuk melihat kebutuhan pasar akan produk yang ditawarkan
    – Memberi diskon produk pada pelanggan kunci

    Itu merupakan contoh daftar tugas pekerjaan seorang salesman. Namun itu semua bisa dirangkum dalam satu tanggungjawab pokok, yang mencakup keseluruhan tugas diatas yakni : Memastikan penjualan produk yang ditawarkan meningkat sesuai dengan rencana dan anggaran yang ditetapkan.

    Seperti itulah contohnya, mudah2an bermanfaat.

    Salam hangat,
    Indra

  4. good dech buat ilmu na,,,bz buat + akyu…..
    ehm,,,aku mw nnya ne,,?
    leh toww,,,
    klu qta bikin job specification na staf Kesekretariatan Mah>personalia,,
    piye y?

    mkcie

    • Mba indah,
      Jika maksud job specification itu sama dengan job description, langkahnya sama dengan melakukan job analysis atau analisa jabatan. Tinggal lakukan analisa seperti pada tulisan mengenai pembuatan job description.

    • Sederhana saja mbak Indah,
      Biasanya tugas kepersonaliaan terkait dengan administrasi pegawai, penyimpanan data dan perubahan data pegawai, serta hal-hal terkait hak maupun pemenuhan kewajiban karyawan (absensi, kehadiran, sakit/ijin/alpa, simpan/pinjam).

      salam hangat,
      Tshahindra

  5. tertarik membaca tulisan di atas pendapat saya
    Memeng analisis jabatan merupakan penelaahan atau pengkajian terhadap suatu jabatan tetapi tetap harus dilakukan terlebihdulu penentuan tugas-tugas pokok yang ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan tersebut secara terinci dan jelas disesuaikan dengan tuntutan perubahan perkembangan yang ada, sehingga hasil pengkajian akan merekomendasikan inovasi tugas dan wewenang selaras dengan tututan pergeseran yang harus diadaptasi yang akan melahirkan deskripsi jabatan, Klasifikasi jabatan desain jabatan, dan nilai jabatan edisi revisi

  6. for admin blog ini q mw nanya.
    q kan mahasiswa tingkat 2 di salah satu PTN di INdo.
    q dapet tugas bikin job analysis ma dosen q.
    format2nya apa ja ci??
    trus step2nya gmn cz q sendiri blm begitu jelas??
    tq 4 helping me…
    balas cepat ya cz deadline tugas sabtu depan,
    ke email q aja
    ratna_widyastuti_potter@yaho.co.id

  7. kak,sy dpt tgs dr dosen yaitu cari jabatan tertentu terus dikaji dgn p’dekatn job description,job spesifiction,skill intelegnsi,job klasifikasi,job evaluation..format2 pa za trus step2nya gmn??mohon dbls cpt d email’Q ya kak,..azza_5her@yahoo.co.id

    • Dik Sonya,
      Silakan melihat tulisan selanjutnya mengenai analisa jabatan. Disitu diterangkan lebih jelas mengenai step-step dan cara melakukan analisa jabatan.

      salam hangat,
      tshahindra

  8. saya baru saja bekerja di perusahaan yang masih baru, dan saya diminta untuk membuat jo analisis dan jo diskripsi di perusahaan tempat saya bekerja.
    bagaimana cara membuatnya ya………

  9. Mas, kalo pingin bisa menguasai hal hal begini saya harus kuliah jurusan apa ya? Psikologi Industri, Manajemen atau apa? Terima kasih.

    salam

    anshor

  10. Salam kenal, pak. Saat ini saya dipercayakan sbg manager utk salah satu rmh makan di pekanbaru. sy sendiri tdk mempunyai ilmu ttg pengelolaan sebuah usaha, sy hanya tamatan sma. terkendala dlm penyusunan job desk beserta struktur n jabatan di rmh makan. ada sktr 50 karyawan dtempat sy kelola utk 2 cabang. saya ingin menanyakan apakah bapak ada file atau link contoh mengenai susunan struktural beserta perincian job desk sebuah rmh makan. atas informasi & tanggapannya saya ucapkan banyak terima kasih.

    Salam sukses,
    Prayudi Abdulgani

    • Salam kenal juga pak Prayudi,

      Untuk struktur organisasi, biasanya tidak bisa comot atau ambil dari organisasi lain, meskipun industrinya sama. Karena setiap organisasi punya karakter dan ciri yang berbeda, akibat strategi, budaya maupun kepemimpinannya.
      Namun mengenai struktur atau job desc, biasanya bisa disusun sendiri atau oleh pihak ketiga, yang akan melakukan job analysis. Jika kesulitan mengerjakan sendiri, dan menyewa konsultan terlalu mahal, bapak bisa memberdayakan tenaga magang ataupun tugas akhir mahasiswa untuk melakukan analisa jabatan dan pembuatan struktur pada lokasi tempat kerja bapak. Sehingga bisa terjadi simbiosis yang saling menguntungkan.

      Salam,
      Tengku Shahindra

  11. Analisa jabatan SPG tentunya melihat konteks jabatan tersebut, tercangkup gugus tugas, tanggungjawab dan wewenang dalam lingkup waktu tertentu. Misalnya SPG tentu bertanggungjawab pada promosi, penjualan atau menarik minat. Ada SPG yang tidak bertanggungjawab pada penjualan, hanya promosi tetapi ada juga SPG yang bertanggungjawab terhadap penjualan. Perbedaan tersebut wajar, tergantung organisasinya.
    Sehingga analisa jabatan SPG harus melihat gugus tugas tanggungjawab yang dilakukan oleh SPG tersebut.

  12. aku ummy,mau nnya donk ..
    kalau saudara diminta untuk membuat rencana analisa jabatan,langakah2 apa saja yg harus dibuat
    ?
    bantu donk tugas kampusq

    • Sangat sederhana untuk membuat rencana analisa jabatan.
      Pertama cari tahu posisi/jabatan apa yang akan di analisa. Lakukan Interview kepada pemilik jabatan, expert panel, atau pihak yang kompeten mengenai jabatan tersebut. Bisa juga dengan membuat kuesioner atau studi literatur terhadap jabatan tersebut.
      Paling baik, dikaitkan dengan proses bisnis, agar bisa diketahui matriks responsibility, akuntabilitas nya sehingga tidak terjadi tumpang tindih terhadap jabatan/posisi lain.

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s