Mengapa kita memerlukan uraian jabatan (job description)?. Ini tentunya kembali dari organisasi sendiri. Organisasi mempunyai alasan, mengapa harus ada, untuk apa diadakan, dan sasaran apa yang harus dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan / jabatan (job) itu muncul.
Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk menghasilkan sesuatu .
Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), sebagai suatu proses mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang relevan tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu. Hasilnya, sudah tentu dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description).
Lalu, apa manfaat dari uraian jabatan ? banyak sekali diantaranya :
- Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
- Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
- Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
- Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
- Trainer– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
- Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)
- Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
- Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
- Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
Maka jelaslah bahwa job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya. Sudah tentu, sebelum membuat job desc, didahului dengan yang namanya job analysis.
Job Analysis bisa dilakukan dengan tiga kondisi :
- Untuk jabatan yang sama sekali baru, namun sudah ada di dalam struktur organisasi.
- Untuk jabatan yang ada (vacant) namun belum ada orangnya.
- Untuk jabatan yang sudah ada posisi orangnya tapi belum mempunyai job description.
Setiap kondisi membutuhkan pendekatan yang berbeda. Sebagai contoh, untuk kondisi pertama, tentu tidak bisa dengan proses interview , tapi dengan cara mencari referensi atau benchmark ke organisasi lain. Sedangkan untuk kondisi ke 2 dan 3, bisa dilakukan dengan proses tiga arah, yakni dengan menggali informasi pada pemegang jabatan, atasan atau orang lain yang mengerti.
Langkah-langkah job analysis sesuai kondisi diatas akan dijelaskan pada tulisan berikutnya.
bagai mana cara membuat dan menyusun analisa job description, beri contohnya dong!!!!!
suci
Mbak suci,
Bisa dibaca tulisan-tulisan selanjutnya, mulai dari Melakukan Analisa Jabatan-Job Analysis (1) sampai dengan tulisan Isi Uraian Jabatan – Bagan Organisasi (12) . Semua masuk dalam kategori Job Management Cukup lengkap langkah-langkahnya, menurut saya.
salam,
T.Shahindra
Dear,
Saya ingin bertanya beberapa hal dalam tatacara pembuatan struktur organisasi yang baik (Level atau tingkatannya).
1. Apakah Divisi atau Department yang terlebih dahulu ditempatkan dibawah direktorat?
2. Sebaiknya katanya yang digunakan GM atau VP SBU atau SBU VP (jika yang digunakan dalam bahasa Inggris)?
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Thanks & Regards,
AdrI
Sdr Adri,
Maaf saya jawab by email, karena lebih cepat. Nanti jawaban ini saya masukkan ke dalam webblog ilmusdm.
Pertanyaan nomor 1
Untuk tingkatan, sebaiknya ambil secara best practise atau yg lazim digunakan di industri.
Sebagai contoh :
Directorate , Head : Director. Ini adalah Management Board, yang biasa dikepalai oleh President Director (Direktur Utama)
Division, Head : General Manager
Department, Head : Manager
Section, Head : Supervisor
Group, Head : Group Leader
Saya sarankan, maksimal dalam satu organisasi itu ada 5 layer spt diatas. Untuk memangkas birokrasi dan kerumita organisasi. Kalau bisa kurang dari 5 akan lebih baik.
Pertanyaan nomor 2
Mengenai nama jabatan, itu tergantung kebijakan dari kantor Sdr. Adri. Ada yang menyebut untuk kepala Divisi atau SBU itu dengan sebutan GM (General Manager) atau VP (Vice President Director), karena dianggap mewakili PresDir sesuai divisi/strategic business perusahaannya. Kedua-duanya boleh dipakai Sdr. Adri.
Demikian penjelasan saya, semoga berkenan dan membantu.
salam hangat,
T.Shahindra
Sebelumnya saya ingin memperkenalkan diri. saya islasia, baru bergabung dengan dunia HR kurang lebih 5 bulan. Saya bekerja di PT yang baru saja berdiri dan sedang menyusun perangkat2/sistem hubungan industri dengan tenaga kerja. saat ini saya sedang membuat jobdesk… hanya saja saya kesulitan (karna jam terbang juga masih rendah) membuat jobdesk top level… saya butuh referensi contoh konkrit job desk dewan direksi. sebelum benar2 merancang sendiri job desk yang sesuai. terima kasih sebelumnya..
Selamat sore, sebelumnya saya ingin memperkenalkan diri. Saya, Pungki, baru bergabung dengan dunia HR kurang lebih 6 bulan di PT yang baru berdiri dan sedang menyusun perangkat2/sistem ataupun jobdescription untuk setiap bagian. apakah ada yang mempunyai saran job desc bagi tiap bagian, kepala kantor, kepala cabang, dewan direksi… terima kasih
Dear……
saya saat ini di percayakan sebagai HRD oleh atasan saya, padahal saya tidak/belum pernah bekerja dengan posisi tersebut, karena posisi saya sebelumnya adalah Accounting. kebetulan tempat saya bekerja tidak memiliki banyak staf admnya. jadi kita bekerja dengan rangkap posisi, selama ini hal tersebut tidak terlalu mengganggu, karrena jumlah karyawan sekitar 100 org. saya sangat mohon bantuan Bapak untuk memberikan contoh serta penjelasan ringkas urainan job2 yang direct dgn HRD (Security, OB/OG, Umum, maintenance)
Untuk sdr islasia, job desc dewan direksi sebenarnya merupakan tanggungjawab renteng(bersama) karena mereka sebenarnya bukan merupakan karyawan tetapi sebuah dewan (board), yang seringkali merepresentasikan pengelola (manajemen)
. Hanya tinggal fokus pada mana yang menjadi tugas utamanya. Karena itu seringkali perlu dibuatkan semacam Board Manual sebagai langkah pemenuhan aspek corporate governance.
Untuk sdr pungki, dalam rangka menyusun job desc, perlu tahu dulu strategi organisasi dan fasilitasi pemodelan organisasi. Nantinya akan muncul apakah suatu perusahaan perlu job kepala divisi, kepala cabang, kepala unit disertai fungsional organisasinya – misal kepala divisi pemasaran, kepala bagian IT dst. Cukup luas pembahasannya, silakan kontak langsung saya.
Untuk sdr widji, job desc yang diminta merupakan job yang umum. Namun sebaiknya disempurnakan dulu struktur organisasinya, kemudian baru disusun job desc. Setelah itu bapak bisa melakukan analisa jabatan untuk menghasilkan job desc. tersebut
tolong di berikan contoh pembuatan job desk yang benar, thx
mba ato mas nich, saya minta saran tuk pembuatan job desc tuk klinik kesehatan. apa aja yang harus disiapkan, bagaimana struktur organisasi, saya benar2 buta masalah ini. ada saran buku apa yang baik di baca tuk mengatasi masalah administrasi seperti ini?
oh ya klinik saya hanya memperkerjakan 10an orang karyawan. mohon saran. trims
perkenalkan nama saya diah,saya lagi nyari bahan implementasi uraian pekerjaan diuntan,tapi bingung nyarinya.saya minta saran dong gimana ngerjainnya.makasih
Dears……
Punya cara membuat struktur cara cepat tidak, karena divisio masih banyak kendala.
Ada bedanya gak mas…job description di perusahaan besar dengan menengah,atau kecil? dengan tenaga kerja 100 orang dibanding dengan 10 orang..serta kekurangan dan kelebihan dengan adanya pemilahan job…thanks….
sukses ya..
Untuk job yang sama, dengan rentang kendali yang berbeda maka perbedaan job descriptionnya boleh dibilang tidak signifikan, karena yang membedakannya hanya di aspek yang dikelola. Sebagai contoh supervisor manufaktur di perusahaan besar, mungkin membawahi 100 orang, tapi di perusahaan yang skalanya lebih kecil, mungkin hanya membawahi 10-20 orang saja. Namun, karena aspek tanggungjawab supervisor manufakturing di perusahaan besar lebih tinggi, kemungkinan besar supervisor tersebut mendapat penghasilan lebih besar daripaa supervisor di perusahaan yang kecil.
makaci ya…
berguna ni buat ngerjain tugas Qu…
Sama-sama mbak (mbak kan
semoga dapat membantu dalam mengerjakan tugas lebih baik
salam hangat,
tshahindra
struktur organisasinya terdiri dari kabag tu fakultas,kasubag,pendidikan n pengajaran,kasubag. umum n perlengkapan,kasubag. kmhswaan n alumni,dan kasubag.keuangan dan kepegawaian,yang semuanya berjumlah 31 org.klw landasan teori dari uraian pekerjaan itu sendiri apa?dan apa saja variabel2 nya.makasih
Untuk landasan teori banyak sekali mbak. Bisa lihat di standar ISO bahwa setiap pekerjaan/jabatan harus ada pedoman bagaimana mengerjakannya.
variabel uraian pekerjaan ada di dalam webblog ini. Silakan mengeksplorasi lebih lanjut,
salam hangat,
tshahindra
Mas, tolong donk bantu saya membuatkan struktur organisasi dan uraian jabatan uantuk lembaga bimbingan dan konsultasi belajar yang baru berdiri, trimakasi.
makasi mas…aku jadi terbantu juga ngerjain tugasnya!!GBU..
Sama-sama,
Semoga tugas selesai dengan baik,
salam hangat,
Tshahindra