Membuat uraian jabatan (job description)

Mengapa kita memerlukan uraian jabatan (job description)?. Ini tentunya kembali dari organisasi sendiri. Organisasi mempunyai alasan, mengapa harus ada, untuk apa diadakan, dan  sasaran apa yang harus dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan / jabatan (job) itu muncul.

Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk menghasilkan sesuatu .

Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), sebagai suatu proses mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang relevan tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu. Hasilnya, sudah tentu dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description).

Lalu, apa manfaat dari uraian jabatan ? banyak sekali diantaranya :

  • Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
  • Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
  • Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
  • Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
  • Trainer– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
  • Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)
  • Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
  • Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
  • Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

Maka jelaslah bahwa job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya. Sudah tentu, sebelum membuat job desc, didahului dengan yang namanya job analysis.

Job Analysis bisa dilakukan dengan tiga kondisi :

  1. Untuk jabatan yang sama sekali baru, namun sudah ada di dalam struktur organisasi.
  2. Untuk jabatan yang ada (vacant) namun belum ada orangnya.
  3. Untuk jabatan yang sudah ada posisi orangnya tapi belum mempunyai job description.

Setiap kondisi membutuhkan pendekatan yang berbeda. Sebagai contoh, untuk kondisi pertama, tentu tidak bisa dengan proses interview , tapi dengan cara mencari referensi atau benchmark ke organisasi lain. Sedangkan untuk kondisi ke 2 dan 3, bisa dilakukan dengan proses tiga arah, yakni dengan menggali informasi pada pemegang jabatan, atasan atau orang lain yang mengerti.

Langkah-langkah job analysis sesuai kondisi diatas akan dijelaskan pada tulisan berikutnya.

About these ads

84 pemikiran pada “Membuat uraian jabatan (job description)

  1. Dear,

    Saya ingin bertanya beberapa hal dalam tatacara pembuatan struktur organisasi yang baik (Level atau tingkatannya).
    1. Apakah Divisi atau Department yang terlebih dahulu ditempatkan dibawah direktorat?
    2. Sebaiknya katanya yang digunakan GM atau VP SBU atau SBU VP (jika yang digunakan dalam bahasa Inggris)?

    Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

    Thanks & Regards,
    AdrI

  2. Sdr Adri,
    Maaf saya jawab by email, karena lebih cepat. Nanti jawaban ini saya masukkan ke dalam webblog ilmusdm.

    Pertanyaan nomor 1
    Untuk tingkatan, sebaiknya ambil secara best practise atau yg lazim digunakan di industri.
    Sebagai contoh :
    Directorate , Head : Director. Ini adalah Management Board, yang biasa dikepalai oleh President Director (Direktur Utama)
    Division, Head : General Manager
    Department, Head : Manager
    Section, Head : Supervisor
    Group, Head : Group Leader
    Saya sarankan, maksimal dalam satu organisasi itu ada 5 layer spt diatas. Untuk memangkas birokrasi dan kerumita organisasi. Kalau bisa kurang dari 5 akan lebih baik.

    Pertanyaan nomor 2
    Mengenai nama jabatan, itu tergantung kebijakan dari kantor Sdr. Adri. Ada yang menyebut untuk kepala Divisi atau SBU itu dengan sebutan GM (General Manager) atau VP (Vice President Director), karena dianggap mewakili PresDir sesuai divisi/strategic business perusahaannya. Kedua-duanya boleh dipakai Sdr. Adri.

    Demikian penjelasan saya, semoga berkenan dan membantu.

    salam hangat,
    T.Shahindra

  3. Sebelumnya saya ingin memperkenalkan diri. saya islasia, baru bergabung dengan dunia HR kurang lebih 5 bulan. Saya bekerja di PT yang baru saja berdiri dan sedang menyusun perangkat2/sistem hubungan industri dengan tenaga kerja. saat ini saya sedang membuat jobdesk… hanya saja saya kesulitan (karna jam terbang juga masih rendah) membuat jobdesk top level… saya butuh referensi contoh konkrit job desk dewan direksi. sebelum benar2 merancang sendiri job desk yang sesuai. terima kasih sebelumnya..

  4. Selamat sore, sebelumnya saya ingin memperkenalkan diri. Saya, Pungki, baru bergabung dengan dunia HR kurang lebih 6 bulan di PT yang baru berdiri dan sedang menyusun perangkat2/sistem ataupun jobdescription untuk setiap bagian. apakah ada yang mempunyai saran job desc bagi tiap bagian, kepala kantor, kepala cabang, dewan direksi… terima kasih

  5. Dear……

    saya saat ini di percayakan sebagai HRD oleh atasan saya, padahal saya tidak/belum pernah bekerja dengan posisi tersebut, karena posisi saya sebelumnya adalah Accounting. kebetulan tempat saya bekerja tidak memiliki banyak staf admnya. jadi kita bekerja dengan rangkap posisi, selama ini hal tersebut tidak terlalu mengganggu, karrena jumlah karyawan sekitar 100 org. saya sangat mohon bantuan Bapak untuk memberikan contoh serta penjelasan ringkas urainan job2 yang direct dgn HRD (Security, OB/OG, Umum, maintenance)

  6. Untuk sdr islasia, job desc dewan direksi sebenarnya merupakan tanggungjawab renteng(bersama) karena mereka sebenarnya bukan merupakan karyawan tetapi sebuah dewan (board), yang seringkali merepresentasikan pengelola (manajemen)
    . Hanya tinggal fokus pada mana yang menjadi tugas utamanya. Karena itu seringkali perlu dibuatkan semacam Board Manual sebagai langkah pemenuhan aspek corporate governance.

    Untuk sdr pungki, dalam rangka menyusun job desc, perlu tahu dulu strategi organisasi dan fasilitasi pemodelan organisasi. Nantinya akan muncul apakah suatu perusahaan perlu job kepala divisi, kepala cabang, kepala unit disertai fungsional organisasinya – misal kepala divisi pemasaran, kepala bagian IT dst. Cukup luas pembahasannya, silakan kontak langsung saya.

    Untuk sdr widji, job desc yang diminta merupakan job yang umum. Namun sebaiknya disempurnakan dulu struktur organisasinya, kemudian baru disusun job desc. Setelah itu bapak bisa melakukan analisa jabatan untuk menghasilkan job desc. tersebut

  7. mba ato mas nich, saya minta saran tuk pembuatan job desc tuk klinik kesehatan. apa aja yang harus disiapkan, bagaimana struktur organisasi, saya benar2 buta masalah ini. ada saran buku apa yang baik di baca tuk mengatasi masalah administrasi seperti ini?
    oh ya klinik saya hanya memperkerjakan 10an orang karyawan. mohon saran. trims

  8. perkenalkan nama saya diah,saya lagi nyari bahan implementasi uraian pekerjaan diuntan,tapi bingung nyarinya.saya minta saran dong gimana ngerjainnya.makasih

  9. Ada bedanya gak mas…job description di perusahaan besar dengan menengah,atau kecil? dengan tenaga kerja 100 orang dibanding dengan 10 orang..serta kekurangan dan kelebihan dengan adanya pemilahan job…thanks….
    sukses ya..

    • Untuk job yang sama, dengan rentang kendali yang berbeda maka perbedaan job descriptionnya boleh dibilang tidak signifikan, karena yang membedakannya hanya di aspek yang dikelola. Sebagai contoh supervisor manufaktur di perusahaan besar, mungkin membawahi 100 orang, tapi di perusahaan yang skalanya lebih kecil, mungkin hanya membawahi 10-20 orang saja. Namun, karena aspek tanggungjawab supervisor manufakturing di perusahaan besar lebih tinggi, kemungkinan besar supervisor tersebut mendapat penghasilan lebih besar daripaa supervisor di perusahaan yang kecil.

  10. struktur organisasinya terdiri dari kabag tu fakultas,kasubag,pendidikan n pengajaran,kasubag. umum n perlengkapan,kasubag. kmhswaan n alumni,dan kasubag.keuangan dan kepegawaian,yang semuanya berjumlah 31 org.klw landasan teori dari uraian pekerjaan itu sendiri apa?dan apa saja variabel2 nya.makasih

  11. Untuk landasan teori banyak sekali mbak. Bisa lihat di standar ISO bahwa setiap pekerjaan/jabatan harus ada pedoman bagaimana mengerjakannya.
    variabel uraian pekerjaan ada di dalam webblog ini. Silakan mengeksplorasi lebih lanjut,

    salam hangat,
    tshahindra

  12. Mas, tolong donk bantu saya membuatkan struktur organisasi dan uraian jabatan uantuk lembaga bimbingan dan konsultasi belajar yang baru berdiri, trimakasi.

    • Mas Hasan,
      Pedoman hukum untuk uraian pekerjaan ada di tingkat kementrian, yakni berupa Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/62/M.PAN/6/2004 tentang Pedoman Analisis Jabatan, sebagai dasar hukum membuat uraian jabatan.

      salam hangat,
      tshahindra

  13. saya seorg HRD beground Psikologi, cuma saya baru didunia HR, saya disuruh melakukan anajab untuk kepentingan evaluasi jabatan/reking gaji…saya telah melakukan>
    1. penyebaran quesioner
    2. wawancara dan observasi dengan sebagaian karyawan
    3. wawancara dengan superviosr
    4. data-data laporan pendukung lainnya..
    5. kategori penggolongan jabatan (ttgjwb, kecakapan, kondisi keja, kegiatan)

    saya telah membuat . job des dan sekaligus job spec…dengan uraian:
    1. title jabatan (nama , atasan dan dept)
    2. tujuan jab
    3. ruang lingkup jab
    4. tugas pokok
    5. tugas tambahan
    6. kompetensi individu
    7. kompetensi hasil kerja
    8. syarat jabatan
    9. keahlian dan ilmu yg harus ada pada jabatan itu
    10. struktur organisasi

    pertanyaan saya..apa lagi yg harus saya lakukan dan bagaimana model penyajian laporannya/kerangka laporannya ke manajemen…dan hasil nya itu ada saya lihat ada perlu penambahan jabatan???

  14. Saya ingin membuat SK uraian tugas untuk karyawan perusahaan. Dalam SK kan perlu dicantumkan dasar hukumnya Bisa tolong kasih tahu UU, SK menteri tenaga kerja nomor, tahun , pasal berapa.

    Tks banyak

  15. assalamualaikum..
    alhamdulillah, tulisan2 ini amat sangat menambah pengetahuan saya yang masih baru terjun di dunia ini.:D
    saya mohon ijin untuk mkopinya bapak…terima kasih banyak. Semoga Allah memabalas jasamu…
    wassalam

    • Di blog ini sudah dijelaskan step by stepnya,
      dengan mengikuti penjelasan secara rinci, nanti sdr Risa akan bisa membuat job desc untuk semua posisi yang ada di organisasi.
      Bila dikasih contoh, tentu tidak pas, karena meskipun posisinya sama tapi jika organisasinya berbeda maka job descnya umumnya berbeda karena organisasi itu unik

  16. Yth. Sdr Tshahindra

    Saya seorang mahasiswa yang sedang m’dpt tgs tentang “JOBAN”
    Terimakasih saya telah membaca penjelasan yang bagus dan gamblang tentang Job Analysis dari sdr. bolehkah saya copy agar bisa lebih mendalaminya?

    Tks n GBU

  17. Situs ini sangat-sangat bermanfaat semoga owner dari situs ini diberikan pencerahan dan selalu mengembangkan Ilmu-ilmu Sumber Daya Manusia…, yang mana sekarang ini sudah masuk ke tingkat yang lebih complex lagi, mudahan selalu mengikuti perkembangan baik dibidang Legal- nya atau tools-tools yang digunakan….

    Bravo for Owner, thanks.

  18. Pak saya mau membuat Job desk IT yang meliputi :

    1. Ka. IT
    2. Staff IT bagian hardware & Network
    3. Staff IT bagian software

    Ada contohnya ga pak untuk job desk tersebut.

    Terima kasih

  19. Salam
    saya berencana membuka usaha retail (Telekomunikasi) mohon bantuan mengenai Jobs Desc untuk jabatan (bidang usaha retail) sbb :
    1. Massenger
    2. Collector
    3. Staff Sales
    4. Spv. Sales
    5. Finance Spv
    6. Finance Staff
    7. Security
    8. Office Boy / Girls
    9. Staff Gudang
    10. Spv. Gudang
    11. Administrasi
    12. Front Liners (FL)
    13. SPG / SPB

    Atas bantuannya saya ucapkan terima kasih
    Budi Rachmadi

  20. Saya mau tanya…
    Dilihat dari Urutan level dalam dunia kerja dan tanggung jawabnya, mana yang lebih tinggi yaa… (Accounting, HRD, Finance, Purchasing) ???

    • Tinggi atau rendahnya sebenarnya tergantung pada segmen atau kategori perusahaan tersebut. Saya pernah di HR consultant, dimana bagian HR consulting menjadi core process sehingga menjadi penting. Sedangkan purchasing/accounting menjadi supporting process.
      Jadi dilihat dulu, mana yang menjadi core process / function pada organisasi tersebut . Sehingga penting atau tingginya dalam dunia kerja lebih terlihat.

  21. Selamat siang,
    Ingin tanya apakah ada rekomendasi buku panduan lengkap job desc baku untuk setiap posisi dan department? bila mengetahui, apa nama judul dan dimana bs dibeli? terima kasih banyak sebelumnya, sangat dibutuhkan

    • Banyak buku yang bisa dibaca,
      Buku bacaan tentang job desc dari mulai karangan dalam negeri atau luar negeri seperti Dessler tersedia luas.

      Salam,
      T Shahindra

  22. Ping balik: Musuhku Adalah Sosok Yang Hadir Ketika Aku Berkaca | Windy Patriandika

  23. saudaraku, aku minta tolong apa saja kebutuhan organisasi sebuah pabrik pengolahan cacau/coklat.>> lengkap dg jobdisdnya.>>lemah teles gusti Allah yg bales

  24. Untuk membuat job desc admin marketing, sebaiknya lakukan analisa jabatan dulu di tempat perusahaan mas Reza, karena tidak semua job desc admin marketing itu sama di satu perusahaan dan perusahaan lain. Ini penting, karena nantinya mempengaruhi bobot jabatan admin marketing.

    Pada dasarnya admin marketing terkait dengan administrasi pemasaran, pastinya tidak jauh dari : administrasi proses penjualan, customer contact, database pemasaran dan lain-lain.

  25. Ingin tny jg nich…… apa yang di maksud hubungan supervisi internal dan internal itu yg ad di Job Desc……….
    Tlng nich……….!!!!!!!!!!!!

    • Belum jelas pertanyaannya, supervisi internal apa? Apakah yang dimaksud adalah supervisi yang dilakukan oleh internal departemen dalam perusahan itu sendiri. Jika itu jawabannya maka memang bisa ada dua supervisi yaitu supervisi internal oleh atasan atau masih dalam satu departement, sedangkan supervisi eksternal adalah yang berada di luar departemen, misalnya staff akunting disupervisi oleh staff audit

      salam,
      T Shahindra

  26. ka T Shahindra ,,
    saya ada tugas dari kampus membahas tentang merancang job descrition dalam tiga level (top manager, middle manager, low manager)
    exsemple nya marketing
    hal yang pertama saya lakukan itu apa yah

    • Dh mbak Astiningsih,
      Untuk membuat job description, idealnya melakukan proses analisa jabatan, dimana keluarannya adalah job description. Mbak bisa mewawancarai orang yang memiliki jabatan top manager, middle manager dan low manager di marketing. Bisa perusahaan apa saja dan cara menganalisis bisa lihat pada blog ini.
      Cara lainnya, adalah dengan menganalisis bisnis proses marketing dan wawancara pada pihak kompeten yang mengetahui peran/kerja maupun tanggungjawab untuk tiga level tersebut.

      Salam,
      T Shahindra

    • Role lebih fokus kepada peran, fungsi atau tugas dari posisi yang bersangkutan. Jadi role itu sebenarnya merupakan bagian dari job description, karena job description memuat job mission, job roles, job responsibilities, job relationship dan job competencies yang dibutuhkan pada posisi/jabatan tersebut

  27. Bapak Shahindra, Ysh… Mohon perkenan Bapak kiranya dapat memberikan contoh Bagan atau Format dari sebuah Job Des, sedemikian rupa sehingga mudah dan enak dibaca,serta nampak langsung ke poin-poin sebuah uraian jabatan/pekerjaan yang memudahkan pemahaman job des tersebut baik oleh internal maupun eksternal termasuk tim pemeriksa. …..atas arahan dan supportnya dihaturkan terima kasih

  28. Pak Jarot,
    SIlakan kirim alamat email ke saya, nanti bisa saya berikan contoh job desc yang simple, mudah dan to the point..

    Salam,
    T.Shahindra

  29. Ysh. Bapak Shahindra… Mengenai tulisan dan pencerahan Bapak tentang penyusunan Job Des diatas.. apakah hanya digunakan oleh yang pemangku posisi atau jabatan saja.. bagaimana dengan tenaga pelaksana, seperti : Teller Bank, Customer service, satpam, Cleaning service, Office Boy, Agendaris dan tenaga pelaksana lainnya yang bukan struktural… karena semestinya setiap jenis pekerjaan dan terdapat karyawan yang bekerja di pekerjaan tersebut seharusnya mempunya job des. apakah juga memakai seperti uraian Bapak dimaksud ??
    oya Bapak.. sampai saat ini saya belum menerima email dari Bapak.. mohon perkenan supportnya untuk diberikan panduan contoh format dari Job Des ke : jherip@yahoo.com
    demikian terima kasih..

  30. Dh mas Heri,
    Untuk tenaga pelaksana, tidak perlu interview ke pemangku jabatan, bisa langsung saja ke pakar atau atasan yang paham mengenai pekerjaan bersangkutan. Tetap perlu adanya rangkaian tugas/ list / uraian dalam job description yang menerangkan gugus tugas/ tanggungjawab / ukuran kinerja dari pelaksana tersebut.
    Untuk contoh job des, sudah saya kirim ke email bersangkutan

    Salam,
    T Shahindra

  31. kk minta saran donk, saya kan mau buat tugas akhir dengan judul Job Description seorang administrasi, kira-kira buku apa saja yang bisa dipakai buat referensi, bukunya kira-kira judulnya apa pengarang nya siapa? tolong dong ka dibantu kalo tau buku yang terbaru ka 4 tahun terakhir min 5 buku. pleas

    • Untuk Rofiatun,
      Pakai buku Gary Dessler, Human Resource Management yang edisi terakhir, kalau tidak salah edisi 13 saja cukup. Bisa sebagai referensi untuk pembuatan job description.
      Semoga cepat selesai tugas akhirnya ya

      Salam,
      T. Shahindra

    • Support function lebih ke bagian yang memberi dukungan kepada bagian yang menjadi inti dari kantor cabang, misalnya pemasaran, operasional dll. Biasanya support memberi dukungan teknis kepada bagian inti. Ada bagian direct to profit, ada yang tidak atau indirect to profit perusahaan.

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s