Mengapa masalah di organisasi terus menggulung?

problem-thinking-solutionKetika penulis memberikan fasilitasi dan pengarahan bersama management team sebuah perusahaan beberapa waktu lalu, dalam rapat kerja rencana strategis dan action plan untuk tahun mendatang, ada pertanyaan menarik dari manajemen peserta rapat. Yaitu mengapa seringkali masalah yang dibahas dalam suatu meeting, tidak pernah selesai. Bahkan selalu muncul dalam rapat-rapat berikutnya.

Dalam hal ini penulis jadi teringat, ketika memberikan pelatihan mengenai perencanaan, pengelolaan dan monitoring organisasi. Banyak kejadian serupa terjadi, karena ketidakpahaman atau ketidakfokusan rapat saat berlangsung. Boleh disebut, ketika penulis mengobservasi suatu rapat/meeting, justru meeting tersebut sangatlah tidak efektif. Kondisinya persis karena kegagalan dan memahami persoalan di organisasi.

Ok, kembali ke pertanyaan di atas. Meeting yang efektif tidak hanya mengejar target kuantitas terlaksana tepat waktu tapi juga isi dan konteksnya sesuai. Dalam observasi maupun sesi fasilitasi dan konsultansi, ketika mengamati meeting di organisasi, kebanyakan masih jauh dari harapan. Sederhananya, sering kali penulis melihat dari jumlah peserta meeting yang hadir, hanya kurang dari 20% yang aktif. Sisanya, ya seperti antara ada dan tiada. Jika hadir dalam meeting tapi tidak memberikan kontribusi, what are they actually doing for?. Saya suka menyebutnya sebagai ghost participant…J

Selanjutnya mengenai isi dan goals sasaran yang hendak dicapai dalam meeting tersebut. Sederhananya dalam meeting bisa dibagi berdasarkan timeline waktu pelaksanaan meeting. Ada meeting harian, meeting mingguan, meeting bulanan, meeting kuartal/semester/tahunan. Nah ini yang menjawab pertanyaan diatas.

Agenda atau topik yang dibahas dalam meeting seringkali tidak nyambung, karena tidak sesuai antara meeting dengan topik. Beberapa agenda dalam meeting mingguan, berisi agenda yang sebenarnya merupakan target atau meeting bulanan. Bahkan seringkali terjadi malah berisi agenda, isu atau topik yang harusnya dibahas kuartalan. Tentu saja beda topik dan beban agenda yang dibahas, menyebabkan masalah tersebut tidak pernah selesai. Terus menggulung dan statusnya tak pernah selesai.

Idealnya jika membahas meeting harian, ya agendanya adalah masalah atau problem yang bisa diselesaikan hari itu, atau paling lama 2 harian. Berikut juga untuk agenda meeting lainnya. Namun ketidak fokusan atau ketidakjelasan agenda mana topik yang dibahas harian, mana yang mingguan atau bulanan, menyebabkan banyak isu tidak selesai.

Maka, kembalikanlah ke sasaran fungsi seharusnya. Jika peserta aktif yang tentunya terkait budaya kerja, dan agenda sesuai dengan timelinenya maka meeting akan berjalan lebih efektif. Peran dari pemimpin rapat sangat membantu terlaksananya meeting yang efisien.

Note : Ingin tahu solusi tentang proses bisnis, manajemen dan eksekusi, silakan   klik ini.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s