Saat auditor tidak memahami bisnis

Ada pertanyaan menarik dari peserta pelatihan bisnis process management/ improvement/ reengineering. Ketika penulis memberikan pelatihan bagi BUMN strategis bidang persenjataan, amunisi dan kendaraan militer khusus, salah seorang peserta mengajukan pertanyaan menarik. Inti pertanyaannnya adalah sebagai berikut.

“kami sudah melakukan improvement/perbaikan pada beberapa proses kerja kami. Tetapi setelah diaudit malah dianggap menyalahi SOP, dan kami disuruh kembali mengikuti SOP, bagaimana ini pak?”

Dari pertanyaan tersebut, penulis justru memberikan masukan dan input, “ Apakah perbaikan atau improvement yang dilakukan sudah distandarisasi?”. Ternyata belum, karena itulah akhirnya bisa menjadi temuan walapun sebenarnya jika auditor memahami bahwa cara kerja atau metode baru yang diaplikasikan lebih efisien daripada sebelumnya atau SOP lama.

Inilah yang penulis sering sebutkan seperti pada tulisan Antara Audit vs Produktifitas bisnis. Dogma yang sering diajarkan oleh para konsultan ISO ‘sembarangan’ dan juga pernah dialami penulis pada jaman dahulu sekali ketika mengikuti Lead Auditor Course, adalah “tulis yang anda buat, buat yang anda tulis” sebuah dogma yang sepenuhnya tidak benar, tetapi telah menjadi mantra bagi yang ingin menerapkan dokumentasi bisnis manajemen mutu standar ISO. Padahal bukan itu maksud dan filosofinya. Pemahaman para auditor ISO yang masih mendalami ‘kulit’ membuat perusahaan atau organisasi menjadi sulit. Akibatnya dokumentasi seakan menjadi harga mati jika ingin mendapatkan sertifikasi.

Persis seperti diatas, akibatnya temuan audit hanya melihat adanya ketidaksesuaian dengan SOP, pasti jadi temuan. Tapi tidak melihat seberapa efektif proses cara kerja baru tersebut, terhadap kinerja, delivery, lead time process ataupun quality yang diberikan. Karena itulah, organisasi haruslah memahami bahwa prosedur atau proses yang ada jika sesuai dengan SOP atau standar ISO masihlah berupa compliance atau pemenuhan kesesuaian semata. Sama sekali tidak terkait efektifitas, atau efisiensi kinerja. Sekali lagi pemenuhan terhadap standar Pasal ISO bukan berisi “How To” tetapi merupakan persyaratan. Bagaimana penerapannya, implementasi, caranya (“How To”) dan metode kerjanya semuanya diserahkan kepada perusahaan. Bisa saja perusahaan menerapkan secara aturan lisan, aturan via intranet/web/mobile apps tanpa melakui dokumentasi tertulis (SOP, INK, WI dll).

Nah, supaya mensiasati kejadian diatas tentu ada baiknya bagi perusahaan yang sudah menerapkan cara, metode, teknik kerja yang lebih baik untuk mendokumentasikan, menstandarisasikan dalam bentuk apapun. Apapun metode dokumentasi yang dipilih, hendaknya dijadikan pertimbangan dalam melakukan audit, agar SOP tidak lagi menjadi ‘kitab suci kekal’ yang sebenarnya bisa diubah dengan SOP atau prosedur yang lebih baik.

Note : ingin tahu lebih lanjut tentang BPR ? klik ini.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s