Data HR berlebihan yang membunuh anda !

documentsData HR (human resource) atau SDM, mulai dari data personal, data pelatihan, data alamat, data penggajian dan lainnya mudah dikelola jika perusahaan masih kecil, dengan jumlah karyawan misal dibawah 200 orang. Dalam hal ini kita bisa menempatkan dalam filing cabinet, folder  manual atau ke dalam lembar kerja sederhana. Menggunakan aplikasi spreadsheet saja dengan memanfaatkan macro atau basic programming sudah lebih dari memadai.

Namun dengan berkembangnya perusahaan, tidak hanya jumlah karyawan yang bertambah tapi juga isi dari data karyawan seperti  : data kompetensi, data kinerja, data hasil assessment, data kesehatan/historical record dan berbagai data lainnya cukup membuat pusing. Belum lagi ditambah data harian yang terus bertambah terutama dari sisi personnel, timesheet, data lembur, data kehadiran, yang harus terus dianalisis, tidak hanya per orang tapi juga per bagian, per periode waktu  agar bisa mendapatkan gambaran, kecenderungan atau untuk monitoring hasil.

Dalam banyak hal, jumlah data ini bisa menjadi mimpi buruk bagian HR dalam memberikan analisis keterkaitan antar bagian misal bagian perekrutan, pelatihan, penghargaan atau juga usulan punishment terkait data yang dimiliki tersebut. Bisa jadi ada karyawan yang tersita waktunya hanya untuk menganalisis atau mengolah data tersebut.

Data yang semakin besar dalam hal pengelolaan akan membuat HR atau SDM tampak lepas kendali. Untuk itulah HR atau SDM perlu melakukan pengorganisasian data. Apa saja langkah yang bisa dilakukan, berikut beberapa tips menarik dari pengalaman dan juga best practice HR.

  1. Simpanlah data anda dalam satu tempat. Tidak perlu ada duplikasi di banyak bagian seperti ada data di bagian perekrutan, pelatihan dan lainnya untuk konten serupa. Gunakan satu tempat data untuk semua bagian yang membutuhkan.
  2. Bentuklah bagian/PIC atau single contact center untuk keperluan semua data HR anda. Dengan demikian bagian lain tahu kepada siapa harus berhubungan jika memerlukan data. Tentunya perlu dilengkapi hak akses /kewenangan.
  3. Gunakan teknologi / IT untuk membantu organisasi data. Jangan terlalu banyak menyimpan data manual / hardcopy maupun lainnya. Simpan dalam bentuk digital, dan anda bisa mulai mengaplikasikan electronic filling atau document management system. Banyak sistem aplikasi yang digunakan mulai dari yang mahal/proprietary sampai yang bebas dan open source juga tersedia.
  4. Otomasikan proses manual memperoleh data. Tidak perlu semua proses manual, anda mesti memikirkan bahwa user menggunakan proses otomasi seperti pencatatan kehadiran, otomasi laporan tiap bulan dengan aplikasi tertentu, dan lainnya.
  5. Gunakan sistem yang sederhana, intuitif dan mudah dimengerti. Jika anda bermaksud membuat sebuah sistem informasi manajemen SDM yang baik, maka yang terpenting adalah mudah dipahami, dimengerti, mudah dijalankan oleh user. Karena merekalah nanti yang melakukan input data, dan proses data.

Jika anda sudah menjalankan lima langkah diatas, maka segala kerumitan akibat melimpahnya data HR dan tersitanya waktu untuk mengolah, menganalisis data HR akan menjadi kenangan.

 

2 pemikiran pada “Data HR berlebihan yang membunuh anda !

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s