Cara 3 Rekayasa Ulang Proses Bisnis : Eliminasi Duplikasi

Avoid-Duplicate-Content1Duplikasi atau redundansi, biasa disebut juga surplus proses, merupakan proses dimana beberapa atau multiple grup di dalam organisasi terlibat dalam suatu proses bisnis serta terjadi ‘silo’ , dimana didalamnya tidak terlihat integrasi antar grup atau fungsi organisasi tersebut. Setiap grup memelihara data atau informasi terpisah, karena mereka merasa memerlukannya.

Duplikasi juga bisa terjadi karena grup atau unit kerja tidak paham apa yang grup lain kerjakan di organisasi. Sering kita mendengar bahwa job description atau proses bisnis maupun SOP tidak dibagikan ke seluruh bagian terkait, sehingga umum terjadi ada posisi atau unit kerja yang melakukan aktifitas serupa dengan unit kerja lain.

Di kasus lain, duplikasi pekerjaan terjadi karena ketidakpercayaan antar grup dengan hasil kerja grup lain. Maka mereka pun melakukan pekerjaan ulang proses tersebut. Parahnya, ada juga yang sengaja berkompetisi dalam proses tersebut, atau terjadi persaingan. Jika terjaid kasus ini, maka masalah sudah cukup parah bagi organisasi tersebut.

Karena itu, perlu melakukan eliminasi duplikasi aktifitas atau proses yaitu dengan :

  1. Membangun pusat data bersama yang bisa dibagi ke bagian lain.
  2. Eliminasi karyawan-karyawan yang mengerjakan tugas sama. Seperti pekerjaan Quality Control dan Quality Awareness.
  3. Eliminasi bagian yang mengelola dan menyimpan data sama.
  4. Eliminasi sistem input data melalui dua jalur atau dual entry point.
  5. Menggabung proses yang mirip atau serupa dalam proses bisnis
  6. Membuat semua karyawan paham tentang bisnis proses yang mereka jalankan, agar mereka bisa mengidentifikasi mana aktifitas serupa antar mereka.
  7. Memahami bagaimana suatu data atau informasi diperoleh dan siapa yang melakukan input terhadap data tersebut.

Karena itu, penting memahami akan aktifitas bisnis proses, terutama jika sudah memetakan proses bisnis dalam perusahaan, mana yang real value added, business value added atau no value added. Aktifitas dalam eliminasi duplikasi sangat erat dengan cara ke 2 dalam rekayasa ulang proses bisnis yaitu memetakan nilai tambah proses dalam organisasi.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s