Menggunakan prinsip “5 Whys”

prinsip 5 whysDalam berbagai aktifitas manajemen, misalkan pengelolaan SDM tentu seringkali menghadapi masalah. Jika masalah tersebut dapat selesai dengan sekali solusi, tentu tidak membuat pusing. Tapi yang sering membuat pusing atau bahkan jengkel adalah masalah tersebut timbul kembali secara berulang-ulang, padahal sudah berapa kali menggunakan berbagai macam solusi untuk mengatasinya. Seandainya menghadapi hal ini, mungkin anda dapat menggunakan prinsip 5 Whys . 

Apa pula itu prinsip 5 Whys? Ini adalah prinsip menganalisa suatu masalah yang digunakan oleh Toyota untuk mengatasi problem di jalur produksi atau manufaktur. Sudah tentu, ini bagian dari continuous improvement ala Toyota Way. Dengan teknik ini, anda dipaksa untuk bertanya “ mengapa” sebanyak 5 kali. Mengapa harus 5 kali? bukan 2 kali atau 10 kali?. Angka 5 bukanlah angka mati, seringkali cukup 3 atau 4 kali sudah menemukan jawaban, terkadang bisa 6 kali. Tetapi 5 dianggap sebagai jumlah yang representatif. 5 Whys ini untuk selanjutnya kita sebut 5W. 

Ambil contoh di sebuah jalur produksi. Ada keluhan bahwa karyawan gudang seringkali menganggur sehingga dianggap bermalas-malasan. Dari sini, kita bisa menggunakan “mengapa” untuk yang pertama, “Mengapa karyawan gudang sering menganggur?”. Jawaban” karena mereka sering menunggu lama datangnya barang dari mobil pengirim”. Jangan puas dengan jawaban pertama, karena masih ada 4 W, ” mengapa mobil pengirim terlambat datang mengirim barang?” Jawaban ” Karena mobil pengirim harus menunggu pemeriksaan oleh petugas di entry port”. Nah sudah mulai ada titik terang, tapi masih ada 3 W, lanjutnya pertanyaan ” mengapa menunggu lama dalam pemeriksaan oleh petugas?” Jawaban ” Karena petugas entry port memeriksa kelengkapan surat dan fisik barang secara manual”. Masih ada 2 W lagi, tanyakan ” Mengapa pemeriksaan dilakukan secara manual?”. Jawaban ” Karena di entry port tidak ada peralatan scanning untuk memeriksa secara otomatis dan cepat” Nah…sudah muncul akar masalahnya yakni ketiadaan alat scanning yang diperlukan. 

Dari contoh diatas, kita melihat bagaimana teknik 5 W dapat melihat akar masalah (root cause problem) dan masalah sebenarnya (the right problem). Masalah karyawan menganggur bukan disebabkan karena karyawan itu malas-malasan, atau karena mobil terlambat datang, atau karena lamanya pemeriksaan. Tetapi akar masalah tersebut adalah ketiadaan sistem yang dapat memeriksa secara cepat sehingga surat dan barang bisa datang tepat waktu di gudang tanpa harus delay. 

Diatas merupakan contoh masalah operasional dalam produksi atau manufaktur. Apakah bisa menggunakan teknik ini untuk meningkatkan kinerja karyawan yang menurun? mengapa tidak?. Bukan hal yang tak mungkin menggunakan prinsip ini. 

Misalkan dalam suatu perusahaan, dari satu divisi “A” ada gejala penurunan motivasi dan semangat kerja karyawan. Awalnya ini diduga karena masalah gaji dan kompensasi. Kemudian gaji dan kompensasi pun diberi kenaikan di divisi tersebut. Pada awalnya memang terjadi peningkatan semangat dan motivasi, namun hanya sementara. Setelah bulan ke tiga kembali pekerja terlihat asal-asalan dan tidak bermotivasi bekerja. Karena curiga ada hal ’tersembunyi’ dari gejala ini, perusahaan menggunakan teknik 5W. Berikut adalah hasil dan contoh jawaban yang diperoleh. 

  1. Mengapa karyawan divisi ”A” terlihat asal kerja dan asal selesai saja?Karena karyawan tidak nyaman dengan insentif kerja yang diberikan

  2. Mengapa karyawan divisi ”A” tidak nyaman dengan insentif target kinerja? Karena insentif yang diberikan tidak membedakan antara karyawan yang produktif dan tidak produktif.

  3. Mengapa tidak ada beda insentif kerja karyawan produktif dan tidak produktif? Karena tidak ada penghitungan indikator kinerja per individu, sehingga karyawan produktif dan non produktif dianggap sama.

  4. Mengapa tidak ada indikator kinerja per individu? Karena indikator kinerja hanya dihitung berdasarkan kinerja per group karyawan bukan  setiap indvidu.

  5. Mengapa demikian? Karena manajemen lebih mementingkan kinerja group daripada kinerja individu, sehingga semua dianggap sama. 

Disini sudah terlihat benang merahnya. Dari serangkaian pertanyaan diatas, ternyata sistem insentif kinerja yang ada tidak memberi kenyamanan dalam bekerja. Ada kecemburuan dari karyawan karena bekerja bagus atau tidak bagus, tetap dapat insentif sama. Bila selama ini perusahaan terlalu mementingkan indikator kinerja group, maka perlu ada perhatian terhadap indikator kinerja individu. Sehingga dari teknik 5 W ini, anda mendapatkan pengetahuan baru bahwa sistem insentif kinerja yang tidak adil dapat melemahkan semangat dan motivasi kerja, bukan hanya dari gaji semata.  

Dari contoh diatas, maka perusahaan selanjutnya melakukan perbaikan sistem insentif kinerja dengan memberi keseimbangan antara insentif berdasarkan kinerja individu dan insentif yang diperoleh dari kinerja group karyawan tersebut. Bayangkan jika solusi hanya menaikkan gaji saja..bisa-bisa employee cost naik tidak karuan. 

5 W  adalah teknik analisa yang murah meriah, dan efektif untuk pencarian masalah sebenarnya. Karena itu, mulailah bertanya dengan ” mengapa”..”mengapa…”…mengapa….” dari sekarang.

2 pemikiran pada “Menggunakan prinsip “5 Whys”

  1. Ping balik: Struktur Persoalan yang Sering Terlupakan | Perspektif Dhyana

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s