Mendisain struktur organisasi (organization design) (1)

Sebuah organisasi, ketika berdiri tentunya memiliki maksud (intention) kenapa bentuknya seperti tersebut. Bentuk formal organisasi diharapkan merupakan bentuk terbaik yang mendukung sepenuhnya pencapaian sasaran sang pendiri atau visi organisasi tersebut. Konfigurasi formal itulah yang dinamakan sebagai struktur organisasi.

Namun, sayangnya kadang antara pembentukan struktur organisasi dengan relasi/hubungan formal didalamnya belum sepenuhnya ’berjabat erat’ dengan visi organisasi. Kadang ada yang ’mismatch’ atau tidak ’link’ dengan sasaran strategis organisasi. Bahkan dalam beberapa hal tidak sepenuhnya mencerminkan aturan dasar (basic principle) struktur organisasi yang baik. Karena itulah, pembentukan struktur organisasi yang tepat merupakan syarat utama yang penting agar visi organisasi dapat tercapai.

Salah satu cara membentuk struktur organisasi adalah dengan membuat disain organisasi (organization design). Disain organisasi sendiri merupakan pembentukan peran (roles), aktifitas pengolahan (process), dan bentuk hubungan formal (formal relationship) dalam suatu organisasi. Didalamnya, ada pengembangan struktur keseluruhan di dalam organisasi baik unit maupun sub-sub unitnya, serta definisi peran dan proses yang lebih detil dalam unit maupun sub unit tersebut.

Di dalam pembentukan struktur organisasi itu sendiri, ada beberapa prinsip dasar yang harus dimiliki oleh struktur organisasi tersebut, diantaranya :

  • Struktur organisasi memberi prioritas pada pelanggan kunci (key customer priorities)
  • Struktur tersebut mampu mengurangi dan menghilangkan duplikasi organisasi
  • Struktur menyederhanakan lapisan manajemen di dalam organisasi.
  • Struktur organisasi dapat meningkatkan saluran komunikasi (channel of communication) di dalam organisasi.
  • Struktur organisasi tersebut memberikan peran, tanggungjawab yang jelas serta memiliki akuntabilitas.

Dalam kerangka konsep struktur organisasi banyak dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal.

Faktor internal yang mempengaruhi antara lain :

  • Visi dan Misi organisasi
  • Strategi Organisasi
  • Model kepemimpinan (leadership model)
  • Kebijakan maupun prosedur
  • Budaya organisasi

Faktor eksternal yang mempengaruhi disain struktur organisasi antara lain :

  • Pelanggan
  • Supplier
  • Pemerintah
  • Aturan formal, hukum dan perundangan
  • Teknologi Manajemen    
  • Dan stakeholder lainnya (masyarakat, komunitas dll).

Kesemua faktor tersebut sangat mempengaruhi proses disain organisasi. Tentunya disain organisasi yang baik akan mempertimbangkan semua faktor tersebut sampai terbentuknya struktur organisasi yang efektif dan efisien.

 

About these ads

77 thoughts on “Mendisain struktur organisasi (organization design) (1)

  1. sesudah dibentuk disain organisasi yang lebih ringkas tentunya diperlukan perencanaan SDM yang juga sesuai dengan disain tersebut. apakah ada cara atau teori yang sederhana namun tepat untuk diaplikasikan untuk merencanakan jumlah SDM suatu organisasi? mohon penjelasan yang cukup rinci sehingga dapat diterapkan dengan pemikiran yang sederhana. terimakasih atas bantuannya.

    salam,
    endah s.

  2. mohon bantuan,

    perusahaan kami sudha berjalan 10 tahun. Tahun ini struktur organisasi kami berubah dratis (semakin kecil). Dulu kami masih pake istilan staf, ka. unit, Kabag, Manager, dan Direktur. Sekarang mnjadi lebih sedikit, yaitu Staf, Supervisor, Manager dan Direktur. yang mau saya tanyakan:
    1. Apa acuan design/perubahan struktur organisasi.
    2. Apa implikasi perubahan itu (Job Desc, SOP, Job Profile????)
    3. Apakah lajim menggunkana istilah Supervisor dalam perusahaan media? Apakah Supervisor sama dengan Kabag? Setahu saya SPV biasa digunakan di perusahaan manufacturing.
    4. Apa yang dimaksud dengan struktur organisasi melebar?

    Mohon banttuannya pak/bu

    Terimakasih
    Donal

  3. Sdr donal,
    Saya jawab satu per satu ya:

    1. Acuan disain perubahan struktur organisasi adalah tergantung strategi perusahaan. Ada faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi. Rinciannya sebagai beirkut : Faktor internal& eksternal –>merubah strategi organisasi–>perlu terjemahan dalam struktur organisasi –>disain/restrukturisasi organisasi.

    2. Implikasinya tentu banyak. Jika struktur berubah, hampir pasti job descriptionnya berubah. Karena itu perlu dilakukan analisa jabatan lagi (job analysis/job profiling) yang outputnya adalah job description. Contoh, tahun 2009 organisasi punya strategi cost effective leadership, dan terjemahan dalam struktur adalah penggabungan bagian / fungsi yang serupa (misal finance dgn treasury), kemudian fungsi IT dgn MIS, dll yang tentunya akan memangkas lapisan organisasi dan memerlukan job desc. baru. SOP bisa berubah bila memang alur proses bisnis mengalami perubahan.

    3. tergantung mas donal, yang penting bagian yang berwenang tidak berkeberatan. Umumnya istilah supervisor adalah jabatan struktural yang tentunya memiliki akses terhadap pengelolaan karyawan langsung dan memiliki bawahan. Mengenai supervisor sama atau kabag, jawabnya bisa ya bisa tidak. Coba lihat struktur lapisan organisasi dari atas ke bawah. Misalkan struktur organisasi A : Direktur -> manager->Supervisor->staff, dan struktur organisasi B : Direktur ->KaDiv ->Kabag-> staff, maka supervisor relatif sama dengan kabag. Tetapi jika struktur organisasi A : Direktur ->General Manager->Manager->supervisor->staff, maka supervisor tidak sama dengan kabag.

    4. Struktur organisasi melebar, artinya lebih landai yang ditandai dengan rentang kendali lebih besar. Misalnya dulu 1 manager membawahi 2 supervisor, sekarang 1 manager membawahi 5 supervisor dst.

    Itu saja jawabannya, semoga berkenan,

    salam hangat,
    tshahindra

  4. Terimakasih pak informasinya, sangat membantu saya. Adakah nomor kontak yg bisa saya hubungi untk berdiskusi lebih lanjut.

    Salam
    Donal

    • Silakan pak donal,
      bisa kontak saya, melalui email:tshahindra@yahoo.com,
      ym:tshahindra, atau hp: 08158819728

      salam hangat,
      indra

    • Yang paling dahulu adalah merancang struktur organisasi dahulu, baru kemudian job description. Sebenarnya antara struktur organisasi dan job description itu seperti dwi tunggal, namun prioritas urutan pertama pembuatan adalah struktur organisasi, sebagai bentuk transformasi dari strategi, arahan maupun visi misi organisasi.
      Semoga berkenan,
      tshahindra

  5. Ada pertanyaan pak:

    dalam dunia nyata, restructure itu bisa terjadi berkali-kali dalam satu tahun spt di organisasi yg saya tempati, namun sayangnya job desc nya itu tidak di review after restructure.

    Sebetulnya JD itu idealnya di refiew based on apa:
    1. based on frequency terjadi restructure?
    2. based on perubahan target/objective company?
    3. or ideal dilakukan up-date setelah performance appraisal dilakukan untuk facing objective tahun depan?
    4. or any idea?

    Setiap tahun perusahaan melakukan perubahan objectivesnya, tentunya KPI tiap2 fungsi dalam organisasi berubah, apakah JD juga harus di review ketika KPI berubah?

    Bagaimana menghubungkan re-structure dengan workload analysis? apakah perlu workload analysis itu dilakukan setelah organisasi berubah untuk make sure balancing manpowernya? atau cukup dengan inventaris activity di job desc tiap posisi lalu justifikasi kebutuhan orang nya berapa?

    Mudah2an memberikan arahan yang jelas ditengah kegalauan banyaknya ilmu HR yang saya terima dalam 1 thn ini.. :p

    • Dear Sdr Roy,
      Betul, dalam kenyataannya restrukturisasi itu bisa berkali-kali. Idealnya, sebelum melakukan restrukturisasi, yang dilihat antara lain bisnis proses, struktur organisasi yang lama, dan juga job descriptionnya. Berdasarkan pertanyaan Sdr Roy, maka jika ada restruktursasi yang mengakibatkan perubahan struktur organisasi, maka job descriptionya juga ikut diubah. Kalau tidak ada perubahan, maka job description tidak update. Tidak updatenya job description dapat mengakibatkan job value/nilai jabatan tidak update, sehingga orang yang menduduki jabatan baru merasa beban pekerjaannya tidak sesuai dengan yang tanggungjawab. Ketidakpuasan karyawan dapat mengakibatkan perpindahan karyawan. Tidak sedikit karyawan yang pindah karena alasan ketiadaan tanggungjawab yang jelas di dalam organisasi (baca : job description).
      Untuk sasaran perusahaan/corporate objective yang berubah, KPI biasanya akan berubah. Yang perlu diupdate adalah Individual performance objective atau sasaran kinerja individu dalam penilaian kinerja (performance appraisal). Tidak perlu JD nya diubah setiap ada perubahan objective, kecuali jika memang orang tersebut sudah pindah posisi atau pekerjaannya sudah berbeda sama sekali. Jika masih 70% – 80% sama, cukup valid JD nya.
      Untuk workload analysis, tentunya digunakan untuk menghitung beban kerja. Workload analysis diperlukan bila memang adanya kebutuhan apakah suatu fungsi organisasi perlu penambahan manpower atau perlu pengurangan manpower sehingga tidak harus restrukturisasi itu berhubungan dengan workload analysis.
      Semoga jawaban ini cukup berkenan,

      salam hangat,
      tshahindra

  6. Dear…
    Saya seorang karyawati sebuah perusahaan swasta, pada saat ini perusahaan kami akan merintis untuk mengembangkan HRD, karena sekarang ini masih bersifat Personalia Dept. saya dan rekan2 sudah menjalankan beberapa tahap dalam HR management, sekarang ini saya ingin meminta bantuan bagaimana sebaiknya bentuk Bagan HRD itu sendiri, kebetulan di perusahaan kami HRD harus link dengan NOS (Novus Ordo Seclorum) system…seperti kita ketahui untuk NOS sendiri sudah ada bagannya yang bentuknya menyerupai bangunan rumah, bisakah anda bantu untuk pembentukan bagan HRD….yang mencakup fungsi Profesional SDM sebagai mitra strategis, Ahli administrasi, Pendorong karyawan dan Agent Of change…
    Terima kasih.

    • Dear bu Isma
      Untuk membuat sistem HR management, anda bisa membuatnya melalui tahap bisnis proses yang ada di organisasi bu Isma. Perhatikan setiap bisnis proses yang ada, kemudian cek bagian mana yang bisa didukung sepenuhnya oleh HR management. Mulai dari perekrutan, sistem penggajian, pelatihan kerja yang dibutuhkan, sistem penilaian kinerja, pengelolaan terminasi karyawan dst. Tentunya ini disesuaikan dengan kebutuhan dan besaran organisasi.
      Saran saya :
      - Buatlah yang sederhana, dan terukur efektifitasnya. Jangan mengembangkan sistem yang rumit dan kompleks karena organisasi baru berdiri tentu perlu buy-in dari pemilik/manajemen perusahaan.
      - Pilih program/fungsi pengembangan HR yang memang bisa berpengaruh langsung ke dalam bisnis perusahaan. Misalnya, pilih program yang memang mendukung fungsi ‘mencetak uang’ atau profit center di perusahaan.
      Ibu bisa melihat dari struktur organisasi yang ada, pilih mana yang memang memiliki fungsi ‘profit center’ dan mana yang ‘cost center’.
      Itu saja bu Isma, jika masih kurang bisa kontak lebih lanjut by email

      salam hangat,
      tshahindra

  7. Dear…

    Saya ingin memulai bisnis, tapi saya bingung…
    Manakah yg seharusnya lebih didahulukan, strategi organisasi atau struktur organisasi?

    Terimakasih
    Salam

    • Untuk memulai bisnis, sebaiknya langsung saja dimulai saja ibu Thalitha. Kadang banyak orang yang mau berbisnis tetapi malah memikirkan yang rumit-rumit seperti : Apa strategi terbaik, bagaimana visi/ misi organisasi, analisa resiko politik sosial lingkungan, struktur organisasi, analisa finansial, B/C ratio, ROI, ROA dll, dlsb. Kalau dianalisa dan dihitung-hitung terus, jadi ketahuan resiko dan sulitnya berbisnis, malah lama-lama tidak jadi berbisnis…:). Padahal yang namanya bisnis itu sendiri, tentunya berlaku hukum klasik dalam bisnis. Semakin tinggi resiko, umumnya semakin besar profit/untungnya, dan sebaliknya.
      Bukan berarti hal tersebut diatas tidak penting, tetapi biasanya hanya dilakukan pada usaha berskala besar (misal modal besar, padat teknologi, berhubungan dengan pemerintah dll), yang jumlahnya mungkin saya anggap diatas 100 milyar misalnya. Itupun dapat dilakukan dengan menggunakan konsultan bisnis & manajemen yg mumpuni tuk menangani hal diatas.
      Jika skala untuk bisnis awal masih kecil, paling ibu tetapkan saja tujuan/sasaran/target yang ingin dicapai dari bisnis tersebut, kemudian buat struktur organisasi yang paling efisien. Semua juga merupakan bagian dari strategi, karena strategi pada dasarnya adalah cara untuk mencapai tujuan. Strategi organisasi yang baik tentunya berorientasi pada bisnis dan profit. Termasuk didalamnya :’
      - Strategi pemasaran dan penjualan
      - Strategi produksi dll.
      Semuanya tentu saja tergantung besaran skala bisnis. Jika nanti bisnis yang dijalankan semakin besar, maka tentunya fungsi bisnis akan berkembang yang mempengaruhi struktur organisasi sesuai perkembangan kebutuhan bisnis.
      Itu saja, semoga berkenan,

      Salam hangat,
      Tshahindra

  8. ada pertanyaan nih, tolong bila ada pencerahan, thanks
    1. Menurut saudara apa yang dimaksud dengan organisasi dan manajemen berikan penjelasan dan faktor apa saja yang terdapat dikedua bidang tersebut, sehingga akan jelas perbedaan atau persamaannya.
    2. Saudara jelaskan bagaimana proses struktur dan disain organisasi yang terjadi bila perusahaan mengalami stagnan organisasinya. Sertakan analisis dengan contohnya.
    3. Bila terjadi masalah dalam perusahaan terutama miskomunikasi apa yang harus dikerjakan oleh manajer DAN ATAU kepemimpinan yang ada dalam organisasi tersebut, dan bagaimana solusinya ? sertakan analisis dilihat dari efektivitas organisasinya.
    4. Organisasi sangat dipengaruhi dengan perubahan lingkungan, bagaimana solusinya agar organisasi tetap berfungsi dan mampu beradaptasi, serta kan contoh dan analisisnya.

  9. malam….
    saya mau tanya bagaimana proses struktur dan design organisasi yang terjadi bila perusahaan mengalami stagnan organisasinya, sertakan analisis dan contohny.
    terima kasih

    • Mbak Ita,
      Boleh tahu yang dimaksud stagnan itu apa? apakah yang dimaksud adalah bisnis yang stagnan?. Karena organisasi itu sendiri seharusnya dinamis mengikuti perkembangan bisnis itu sendiri. Adakalanya bisnis bisa naik dan bisa turun, sudah tentu strateginya berbeda untuk bisnis yang sedang naik (profit tinggi, ekspansif) dengan bisnis yang sedang turun (profit rendah/rugi, pangsa pasar menciut). Strategi berbeda ini tentunya mempengaruhi struktur organisasi, yang pada akhirnya proses bisnisnya tentu bisa mengalami perubahan.

      salam hangat,
      Indra

  10. bagaimana penggunaan dan fungsi garis tebal, tipis, putus-putus, tanda panah,untuk pembuatan bagan struktur organisasi. mohon segera diberi penjelasan

    • Sdr Yuniar,
      Saya sarankan dalam membuat diagram organisasi, tidak menggunakan garis tebal, garis putus-putus, tanda panah dan bermacam-macam atribut lainnya. Karena bikin pusing! dan membuat yang melihatnya juga bingung.
      Pakai saja garis tak terputus, dan berlaku untuk semua struktur agar terlihat siapa dibawah siapa, dan bertanggungjawab kepada siapa. Banyak yang membuat struktur organisasi dengan garis putus-putus dengan alasan sebagai bentuk hubungan koordinasi, padahal itu bisa dijelaskan dalam job description bahwa posisi A ini punya hubungan koordinasi dengan posisi B, misalnya.
      Ok, semoga membantu.
      salam hangat,
      tshahindra

  11. Bagaimana cara/teknik mengevaluasi terhadap efektivitas organisasi, terutama setelah proses perubahan struktur/proses bisnisnya. Adakah instrument yang dapat digunakan untuk membantu evaluasi tersebut? Mohon sharingnya.
    terimakasih.

    • Dh Pak Bintoro,
      Sebenarnya untuk mengukur efektifitas organisasi, ada banyak cara. Rencananya sih nanti saya tuangkan dalam tulisan berikutnya. Jadi ini merupakan jawaban ringkas saja.
      Efektifitas organisasi bisa dilihat dari metrik organisasi, yakni : Total biaya organisasi, Rentang kendali manajemen, Jumlah lapisan organisasi, dan biaya pengelolaan. Misalkan, jumlah lapisan organisasi struktural ada 7, secara manajemen sudah tidak efektif lagi karena cenderung birokratis atau bertingkat. Buatlah maksimal 5 lapisan/layer untuk struktur organisasi. Rentang kendali menghitung ratio orang yang dikelola dengan yang mengelola. Jangan sampai lebih banyak orang yang mengatur daripada yang diatur.

      Salam hangat,
      tshahindra

  12. salam pak,

    langsung tanya ya…

    1. apa yang harus dilakukan oleh manajemen saat perampingan organisasi dihadapkan oleh resistensi anggota organisasi terhadap perubahan karena mereka sudah berada di zona nyaman? di lain pihak perampingan itu sangat mendesak karena perusahaan tempat saya bekerja sudah berubah bentuk dari LPND menjadi BUMN.

    2. bila saya sebagai direktur utama, mana yang lebih dulu saya perbaiki menurut bapak, antara proses bisnis perusahaan dan sdm?

    3. apakah visi dan misi perusahaan perlu dirubah karena perubahan bentuk perusahaan karena sekarang hanya ada satu kata ‘profit’.

    • Saya jawab satu per satu ya
      1. Jika melakukan perampingan organisasi, maka perlu adanya penegasan dari manajemen bahwa itu mutlak dilakukan jika perusahaan/organisasi mau tetap hidup/survive. Karena itu perlu dibangun kesadaran (awareness) pentingnya perubahan karena satu-satunya yang pasti adalah perubahan. Resistensi pasti ada, tapi bila mana diberi kenyataan bahwa jika tidak berubah perusahaan/organisasi bisa rugi akhirnya bubar, pasti resistensi tersebut melunak. Karena itulah peran manajemen puncak yang harus memegang kendali terhadap proses perubahan dan perampingan organisasi, tidak bisa bila diserahkan tanggungjawab pada bagian HR atau SDM saja.
      2. Tergantung skala prioritasnya. Buat saja matriks 2×2 prioritas antara importance (penting) dan urgency (perlu/segera). Jika proses bisnis termasuk yang sifatnya importance dan urgent, maka itu harus dibenahi lebih dahulu.
      3. Bisa diubah visi/misi, jika perusahaan sudah berbeda strategi jangka panjangnya (diatas 5 tahun). Kecuali jika strategi jangka pendek sekarang yakni meraih profit dalam 1 – 2 tahun, mungkin tidak perlu mengubah visi/misinya.

  13. salam pak..

    saya mau tanya ni..

    * bagaimana cara membuat struktur organisasi karena saya membuatnya secara manual?

    * apakah ada program khusus yang digunakan? saya membuatnya menggunakan microsoft word & power point, bingung untuk menggunakan garis putus-putus untuk menunjukkan hubungan.

    salam hangat,

    lucia.wt

    • mbak lucia,

      Untuk membuat struktur organisasi, bisa menggunakan fasilitas Microsoft Visio, untuk struktur yang kompleks. Bila menggunakan Word atau Powerpoint, memang agak terbatas.
      Saran saya, jangan menggunakan garis putus-putus dalam membuat bagan organisasi, karena akan membingungkan. Tidak perlu menunjukkan dengan garis putus-putus, sebagai hubungan adanya koordinasi dll. Cukup dijelaskan dalam deskripsi pekerjaan (job description)

      salam hangat,
      tshahindra

  14. Assalamu’alaikum. wr.wb.

    Pak, dengan membaca artikel bapak saya sangat tertarik dan kebetulan saat ini saya lagi bingung untuk membuat Job Desc dari Lembaga Kami. selama ini blm ada job desc shg pekerjaan banyak yang overload dan ada yang tdk efektif. yg ingin saya tanyakan :
    1. bagaimana caranya membuat job desc yang efektif untuk lembaga pendidikan?
    2. stuktur organisasi spt apa yang tepat untuk lembaga Pendidikan
    3. bisa dibantu membuat job desc Pak.

    trima kasih sebelumnya atas bantuannya.

    wassalamu’alaikum. wr. wr

    • Wa’alaikum salam bu.

      Saya jawab satu-satu ya,
      1. Job Desc yang efektif untuk dunia pendidikan tentunya tergantung dari strategi dan model organisasi yang dikembangkan oleh bu Henny sendiri. Apakah mau bersifat fungsional, product/service oriented, process centered, customer focus, matrix, dll. Semuanya ada trade/off saat implementasinya.
      2. Kembali ke jawaban diatas, semua model bisa dipakai. Sekali lagi, tergantung strategi yang mau dijalankan. Ada lembaga pendidikan yang sangat fokus pada customer, maka strukturnya lebih customer/client oriented. Ada juga yang sangat mementingkan service oriented, sehingga strukturnya sangat memperdulikan pelayanan/jasa.
      3. Silakan bu, bisa kontak lebih lanjut ke email saya.

      Wassalam,
      tshahindra

  15. Untuk perusahaan yg existing, bila terjadi review struktur organisasi, mana yg lebih dilakukan : Job analysis ataukah review job description? Mohon penjelasannya. Thnks.

    • Dh,
      Untuk yang existing, kalau ada posisi baru, sebaiknya dilakukan job analysis. Kalau hanya ada perubahan dari strategi organisasi, dengan penambahan activity plan serta aktifitas tersebut bisa diletakkan pada posisi dalam struktur organisasi yang ada, maka hanya perlu review job description posisi tersebut. Nantinya, dari review ini, bisa jadi mempengaruhi bobot jabatan/posisi tersebut. Misalnya, ada strategi peningkatan kualitas dan produktifitas, kemudian aktifitas peningkatan kualitas ini diserahkan kepada jabatan operation manager, tanpa perlu membuat posisi baru quality manager misalnya. Tentu perlu ada review pada job desc operation manager, dan bisa jadi ada penambahan point/grade pada bobot jabatan tersebut yang pada akhirnya mempengaruhi nilai/bobot jabatan operation manager.

      salam,
      tshahindra

  16. Assalamualaikum wr,wb …
    Membaca artikel yang tertuang dalam website ini agak melegakan pikiran saya, walau baru sedikit. Mudah-mudahan anda bisa tolong ringankan lebih banyak. Saya baru diterima bekerja diperusahaan kecil apabila dilihat dari bentuknya hanya CV, namun dilihat dari market dan omset usahanya sudah melampaui omset sebuah PT. Perusahaan bergerak dibidang retail untuk IT provider dan pengadaan di lingkungan sekolah dari tingkat SD s.d Perguruan Tinggi. Yang menjadi masalah perusahaan belum mempunyai sistem dan struktur management sebagaimana idealnya sebuah perusahaan. Hanya ada pemilik sebagai pimpinan dan beberapa orang pekerja yang tugas dan tanggungjawabnya tidak jelas, semerawut. Prinsip yang dipakai kekeluargaan saling bantu dalam penyelesaian pekerjaan, namun tidak ada kejelasan tentang status dan kelayakan para pekerja dari pengupahan, jaminan perlindungan dsb. Saya direkrut khusus untuk memberikan solusi, karena pimpinan sudah tergerak untuk merubah CV ini menjadi sebuah PT dan beliau menginginkan organisasi yang ideal dan sehat berpapun costnya. Saya coba presentasikan menurut persepsi saya berdasarkan pengalaman otodidak dari beberapa perusahaan saya pernah bekerja sebelumnya. Namun tidak mengena terhadap keinginan beliau. Untuk itu mohon bantuan bagaimana caranya? saya harus mulai dari mana soalnya basic saya dari keuangan bukan ahli managemen seperti anda. Saya coba kirim email juga secara detail … mohon bantuannya .. deadline yang saya punya sampai akhir bulan ini. Apabila saya tidak mampu mempresentasikannya maka dengan sangat menyesal saya harus resign. Terima kasih

  17. ate s
    asslamu a’laikum wr.wb
    pak,saya sangat tertarik dengan artikel ini,,,kebetulan saya lagi bingung! sekalian mau bertanya dan contohnya ,,

    kebetulan saya bekerja di salah satu perusahaan swasta di bandung,,,dan saya memerlukan rekan kerja atau mau bikin tim baru,,dan bos saya suruh kesaya kriteria apa yang di butuhkan dan job deck seperti apa.
    pertanyaanya bisa tolong di bikinin contoh lampiran job desk untuk pengajuan ke bos saya .

    terima kasih

    • Wa’alaikum salam,
      Untuk membuat job desc baru, tentunya merujuk kepada struktur organisasi yang baru atau mau diajukan. Silakan disain struktur organisasi yang baru, dengan tujuan sasaran kerja yang akan dicapai, dan tentunya memerlukan posisi/job yang baru. Saya bersedia membantu jika telah ada struktur organisasi yang baru. Tentunya disain struktur organisasi baru berdasarkan strategi divisi/department/unit serta sasaran kinerja yang mau dicapai dengan struktur baru tersebut, dengan memperhatikan faktor internal dan eksternal.

  18. Ass…

    Saya baru bekerja dibidang HRD selama 1 bulan pada sebuah Perusahaan PMA asing dari korea. Diperusahaan tempat saya yang baru ini tidak ada struktur organisasi yang jelas sehingga saya sangat kesulitan sekali dalam bekerja karena saya tidak tahu atasan langsung saya siapa. Setiap saat saya harus melaporkan hasil kerja saya kepada Manager Keuangan, Manager Pemasaran dan Manager Operasional dan untuk jabatan-jabatan Manager tersebut dipegang sepenuhnya oleh orang korea. Jika berkenan bapak dapat memberikan contoh struktur organisasi perusahaan yang jelas agar dapat saya pakai didalam perusahaan.

    Terima kasih atas perhatian dan bantuannya

    • Untuk struktur organisasi, baiknya dilakukan disain organisasi dulu, bisa berdasarkan bisnis proses maupun strategi perusahaan tempat mas Yudi berada. Yang terpenting struktur tersebut memiliki tanggungjawab dan akuntabilitas yang jelas dan dapat memberikan peningkatan kinerja perusahaan, memperkuat kerjasama tim, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan menciptakan komunikasi yang efektif.

      Mas Yudi bisa mengusulkan struktur misalnya berdasarkan dua bagian utama dulu yakni Operational Div dan Support Div. Di operational Div adalah Pemasaran, Operation, Production dll, yakni bagian yang memberikan output langsung dan menciptakan revenue bagi perusahaan. Sedangkan Support Div berisikan bagian keuangan, pembukuan, perijinan, HR dan bagian lainnya, yang memberikan dukungan penuh kepada bagian operasional agar dapat berjalan lancar. Baiknya bagian HR berada dalam struktur Support Div, dimana HR dapat melaporkannya kepada Manajer Keuangan secara struktural. Meskipun nantinya bisa saja bagian Operational meminta laporan dari HR yang dapat mendukung Operational Div.

      Justru ini merupakan kesempatan bagi mas Yudi untuk membuktikan bahwa bila sudah ada struktur yang baik, akan menciptakan komunikasi dan alur yang jelas, dimana wewenang dan tanggungjawab masing-masing bagian terdefinisikan dengan baik. Untuk disain struktur yang baik, memang sebaiknya dengan proses disain organisasi karena harus melihat faktor internal seperti : produk/jasa yang diberikan, proses bisnis, hubungan antar bagian,kebutuhan perusahaan, ketersediaan manpower maupun faktor eksternal seperti : skala ekonomis, , teknologi, customer, geografis, peraturan/hukum/perundangan dll. Lebih jelasnya, bisa menghubungi saya untuk keterangan lebih lanjut karena data dan informasi yang diberikan mas Yudi masih samar dan belum bisa dilakukan disain organisasi hanya berdasarkan informasi diatas.

      salam,
      tshahindra

  19. Pak, saya sudah nanya tapi sudah dikirim ke alamat e-mail bapak… Mohon jawabannya, pak

    Terima kasih sebelumnya

    Salam Hangat & Hormat Saya

    Budi

  20. Assalamualaikum Pak Indra,

    Mohon pencerahannya Pak,
    Di perusahaan tempat saya bekerja pembuatan struktur organisasi (SO) biasanya dibuat dua, satu yang tidak ada namanya (hanya job position), dua yang ada namanya (job holder-nya ditampilkan).
    Untuk SO yang kedua frekuensi perubahaanya cukup sering mengingat sering adanya rotasi, mutasi atau promosi, sehingga cukup menyita waktu jika harus terus mengupdate SO. Pertanyaannya, sebenarnya berapa lama sebuat SO perlu dilakukan revisi (update), 3, 4 atau 6 bulan sekali? atau setiap kali ada perubahan komposisi man power.
    Sekian, terima kasih.
    Agus

    • Mas agus,
      Seberapa sering SO perlu dilakukan revisi, adalah tergantung dari organisasi itu sendiri. Bila banyak perubahan internal (strategi, teknologi, sistem, budaya) atau faktor eksternal (hukum, pasar dll), maka tentu SO perlu direvisi agar bisa menyesuaikan dan adaptif terhadap perubahan tersebutr.
      Jika terjadi rotasi, mutasi itu termasuk kategori strategi, maka SO bisa saja direvisi. Jika terasa menyita waktu, mas Agus bisa mengupdate SO untuk yang kedua, dalam bentuk terpisah misalnya hanya berupa namanya saja.
      contohnya seperti ini :
      1. SO pertama hanya berupa posisi ditambah kode posisi
      2. SO kedua berupa Lampiran berisi kode posisi dan nama pemangku posisi. Nah SO kedua ini saja yang diupdate, berupa kode posisi dan nama pemangku posisi. Sedangkan SO pertama jika tidak terjadi perubahan posisi, penambahan posisi atau pengurangan posisi tidak perlu diupdate.

      salam,
      tshahindra

  21. pak saya mau tanya
    Jelaskan bagaimana besaran struktur organisasi apabila usaha bisnis berkembang

    Mohon diberi penjelasannya pak saya penasaran dan ingin tahu lebih banyak tentang hal yang saya tanyakan

    • Untuk besaran struktur organisasi, bila usaha berkembang belum ada batasannya yang pasti.
      Yang penting adalah biaya organisasi (organization cost) sebanding dengan profitablitas bisnis tersebut. Jangan sampai bisnis berkembang, namun organisasi malah semakin tidak efisien dan efektif. Juga ukuran lainnya seperti rentang kendali (span of control) serta biaya mengelola (cost to manage).
      Jangan terjadi nanti lebih banyak fungsi/struktur yang menjadi cost center daripada revenue center, juga dihindari struktur yang lebih banyak mengatur (manage) daripada yang diatur (to be managed).

      regards,
      tshahindra

  22. permisi…!!!!!!
    disini saya kebingungan tentang apa bedanya struktur organisasi yg menggunakan tanda panah dengan tidak???
    mohon penjelasannya…….
    terima kasih

    • Biasanya tanda panah hanya menunjukkan bentuk bawahan. Sebaiknya ditiadakan saja struktur dengan tanda panah, termasuk juga bila ada tanda garis tebal, garis tipis atau garis putus-putus..yah karena itu, akan membingungkan yang membaca.

      salam,
      tshahindra

  23. mau nanya, peranan manager dalam mendesign struktur organisasi formal itu seperti apa ya?
    mohon minta pejabarannya…kl bs dikirim ke email tq

    • Peranan manager dalam disain organisasi tentunya memberi masukan/input dalam disain organisasi yang paling efektif dan efisien, sesuai dengan fungsi manager itu berada di dalam organisasi (finansial, operasional, pemasaran dll). Baiknya ada fasilitator yang mengerti dengan baik teknis dan proses pembentukan struktur organisasi, bisa dari internal atau eksternal. Organisasi efektif atau tidaknya nanti bisa dilihat dari biaya organisasi (organization cost), rentang kendali (span of control), dan biaya pengelolaan (cost to manage).

      salam,
      tshahindra

  24. sy bekerja di suatu perusahaan yg sdh hampir 12 thn, tetapi sering naik turun dalam pencapaian target dan cash flow perusahaan…
    1. kl sy nilai bukan struktur yg salah, tetapi banyak nya kepentingan yg di dalamnya, bagaimana memperkecil kesalahan seperti ini?
    2. bagaimana membuat suatu job description yg bisa perkecil peluang kesalahan suatu perusahaan?
    3. Apakah perlu dalam suatu perusahaan management diktator?

    mungkin ini menyimpang dari tulisan yg anda buat, tetapi mungkin bisa membantu saya… trims

    • Dh mas Fadly,
      Boleh lebih jelas, disain SDM apa yang dimaksud? disain perencanaan SDM, disain pengembangan atau organisasi?

      salam,
      Tshahindra

  25. Pak, saya ingin bertanya.. waktu saya Magang diperusahaan saya mendapati struktur organisasinya hanya sampai pada level manager.. Dewan Direksi-> Manager->..

    padahal masih terdapat beberapa supervisor dibawahnya namun tidak dicantumkan.. apakah struktur organisasi seperti ini sudah benar? apakah ada teori-teori yang menyatakan bahwa suatu struktur organisasi sudah memenuhi syarat?

    Terima kasih…

  26. pak saya ingin bertanya. saya karyawan baru d salah satu perusahaan swasta. saya bekerja pada posisi Organization development. mohon bantuannya untuk saya mengenai tugas tersebut, dan bagaimana kiat2 untuk menjalankan tugas pada posisi ini secara optimal.
    terima kasih.

    • Pertama-tama coba lihat mengenai kondisi, situasi , organisasi. Mana yang paling prioritas dilakukan pembenahan, itu yang utama dilakukan. Buat matrix seperti BCG matriks, dengan sumbu x : urgent, dan sumbu y : important. Pekerjaan yang urgent dan important lebih dulu dilakukan, setelah itu, urgent dan not important, kemudian important-not urgent. Yang not urgent dan not important, tidak usah dikerjakan, karena itu mungkin bukan ranah anda, dan hanya menambah2 beban, tanpa memberikan dampak signifikan bagi organisasi.
      Selanjutnya bisa lakukan organization assessment, yaitu melihat kapabilitas organisasi dari soft aspect dan hard aspect. Kemudian lakukan pembenahan sesuai gap yang terjadi, atau berdasarkan best practise yang mesti dilakukan.

      salam,
      Tengku Shahindra

  27. saya ingin bertanya pak… saya mendirikan perusahaan bersama teman2,sedangkan kami hanya ada 3 orang…… perusahaan kami bergerak di bidang IT. jujur saya belum pernah menjalankan usaha dalam bentuk perkantoran…. kami coba merubah beberapa kali tetapi yang dihasilkan samoai saat ini belum efektif
    - jalan apa lagi yang harus kami lakukan untuk kemajuan perusahaan kami?
    - bagaimana struktur kerja yang baik?
    - berapa lama perusahaan itu dilihat sudah berhasil?

    • Dh,
      Untuk kemajuan perusahaan, mulailah dari hal terkecil dulu. Jangan langsung menggunakan sumberdaya yang besar. Bisa mulai dari struktur yang paling inti (core) dalam perusahaan, yaitu tentu adanya bagian marketing, bagian technical dan bagian after sales support.
      Perusahaan dianggap berhasil, jika sudah bisa membukukan keuntungan atau dikenal dalam istilah revenue lebih tinggi daripada operating cost.

      salam,
      Tengku Shahindra

  28. Pak saya pgn menanyakan pendekatan lingkungan di dalam disain organisasi Dan struktur organisasi.
    Dikatakan bahwa Ada 2sistem yaitu:
    1.sistem mekanistik
    2.sistem organik
    Tujuan dri msng2 sistem tersebut AP?
    Pada kondisi lingkungan sprti AP sistem tersebut di gunakan?
    Apakah masing2 sistem trsbut dpt di kombinasikan di dalam lingkungan?
    Thx.

  29. Salam kenal pak…..

    Pak, saya mau bertanya….sebenarnya yang membuat struktur organisasi perusahaan itu HRD, MR, atau Direksi….?
    karena saya masih bingung mengenai penanggung jawab pembuatnya…….dan terdapat perbedaan dari perusahaan saya yang sekarang dengan yang lama.
    Mohon bantuannya ya pak…….

  30. Selamat pagi ,.

    Saya mempunyai sedikit pertanyaan tentang organisasi, jika suatu organisasi dipimpin oleh seorang pemimpin yang tidak sependapat dengan anggotanya sehingga dapat membuat kekacauan bagi organisasi tsb. Pertanyaannya bagaimana sikap suatu organisasi tsb mempunyai pemimpin seperti itu, baik organisasi formal maupun non formal ?

    Terima kasih.
    Mahasiswa fe unesa

  31. saya seorang wirausaha yang akan membebntuk organisasi kemasyarakatan,. apa yang harus di pertimbangkan untuk memulai sebuah organisai kemasyarakatan, apa kendala yang sering terjadi???

  32. Seperti tahap awal pembuatan SO organisasi, tentu harus ada tujuan, mengapa organisasi itu dibuat?. Selanjutnya perlu pemahaman mengenai strategi apa yang mesti dilakukan agar tujuan tercapai, kemudian pembentukan bagan formal atau struktur agar tujuan yang dicanangkan serta strategi yang dibuat dapat dicapai dengan baik.
    Selain itu, faktor-faktor eksternal mesti dilihat, antara lain faktor pemerintah, hukum/perundangan sebagai batasan yang mesti diperhatikan dalam pembentukan struktur organisasi.

    salam,
    tengku shahindra

  33. saya mau tanya, adakah teori yang menjelaskan tentang struktur organisasi yang sehat dan efektif? dan menurut siapa teori tersebut?

    terima kasih

  34. Harap bantuan dan penjelasan pak, diperusahaan saya bekerja saat ini dilakukan perubahan struktur organisasi dimana sebelumnya struktur kami dari B.O.D membawahi divisi, dan divisi membawahi departemen, sedangkan BM tetap garis komando langsung dari B.O.D dan hanya garis putus2 koordinasi dari divisi & departemen.
    Perubahannya adalah B.O.D membawahi Operational Manager (jabatan baru) yang akan membawahi BM, dikarenakan ada 2 OM sehingga kami mengelompokan BM menjadi 2( area timur dan barat) sementara hubungan antara OM dengan divisi & departemen masih garis putus-putus koordinasi.
    pertanyaannya adalah :
    1. Apakah struktur organisasi kami tersebut masih tergolong sehat dan efektif
    2. Apakah bisa dalam struktur, ada departemen tidak dibawahi divisi dan langsung bertanggung jawab ke B.O.D
    3. Bila struktur kami seperti diatas, apakah setiap divis atau departemen mengeluarkan kebijakan harus mengajukan ke B.O.D agar diinstruksikan ke OM, ataukah divisi atau departemen bisa langsung menginstruksikan ke OM
    Harap tanggapan Bapak secepatnya, terimakasih sebelumnya

  35. Selamat Siang …

    To the point aja ya ..

    Jika kita ingin merubah suatu struktur di dalam organisasi / perusahaan hal-hal apa saja yang harus dipertimbangkan dan di analisa?
    apakah ada tools khusus berupa kuesioner atau lainnya yang dapat digunakan untuk menjembatani perubahan struktur ini?
    Mohon pencerahan nya ….

    Terima Kasih …

    • Waalaikum salam,
      Bisa saja mbak Yu, karena kebutuhan yang berbeda disesuaikan dengan berbagai faktor yang mempengaruhi mengapa suatu tempat perlu struktur organisasi fungsional dan lainnya matrix.

      salam,
      tshahindra

  36. Assww, sy sumanto
    Ysh bung T. Shahindra, artikel anda banyk membantu sy utk menambah pengetahuan di bdg HRD, sy perlu ringkasan langkah2 utk merumuskan JD sehingga bs digunakan dlm memahami dan merumuskan JD pd perusahaan, apakah ada perbedaan yg mendasar utk perusahaan skla kecil, sedang dan besar. Trima kasih.

    • Wassalam mas Sumanto,
      Untuk merumuskan JD, tidak ada perbedaan mendasar untuk perusahaan skala kecil, sedang atau besar. Semuanya berangkat dari konsep dan metode yang sama.
      Yang membedakan jika lanjut ke Job Evaluation, dimana membobotkan jabatan/posisi yang tentunya merujuk pada JD, sehingga akan ada perbedaan nilai point antara perusahaan skala kecil, sedang dan besar.

      Salam,
      tshahindra

  37. Terimakasih banyak pak atas informasinya. Saat ini saya bekerja di bidang HRD dan ingin membangun pusat training center. Hal-hal apa saja yang saya harus kerjakan untuk membangun training center, bagaimanakah struktur organisasinya, dan administrasi apa saja yang harus dikerjakan? Terimakasih.

    • Untuk membangun Learning Center, ada pertanyaan mendasar dulu yang mestinya dijawab oleh mbak Siska yaitu :
      - Apakah lebih feasible membangun learning center sendiri atau justru menggunakan learning center yang sudah ada?
      - Apakah lebih menguntungkan jika sudah dilakukan analisis mendalam aspek mana yang perlu dibangun sendiri, dan mana yang lebih baik diserahkan ke pihak lain?

      kadangkala, HRD selalu menginginkan semuanya dikerjakan padahal demi efektifitas dan efisiensi sumberdaya, adakalanya fungsi tersebut lebih baik dialihkan ke pihak yang lebih kompeten. Jadinya HRD bisa lebih fokus ke arah kemitraan strategis agar bisa menjadi mitra bisnis dalam membangun perusahaan.

      Jika memang setelah analisa benefit cost analysis memang lebih menguntungkan membangun learning center sendiri maka perlu dipersiapkan aspek :
      - Sumber Daya Manusia, yang menjadi Trainer, baik internal atau eksternal Administrasi maupun kepala bagian training centernya.
      - Material, yaitu penyediaan kurikulum, training material dan perangkat penunjang training seperti Ruangan, Kelas, Infrastruktur dan lainnya.
      - Metode, Yaitu bagaimana penyampaian training diberikan? ada yang in class ada yang outbound.
      -Budget, yaitu anggaran yang diperlukan baik tahunan, kuartal maupun bulanan, berdasarkan rencana pelaksanaan training maupun analisa kebutuhan training (TNA) yang dilakukan oleh perusahaan.

  38. selamat sore, saat ini saya adalah karyawan swasta yang dipercaya untuk memperbaiki dan mengembangkan perusahaan yang bergerak di produksi kain batik.

    saat ini saya berencana menyusun struktur organisasi dan job desc yang menurut saya relatif berantakan dan beresiko menimbulkan konflik internal. saya setuju dengan statment di atas yang menyatakan bahwa perubahan SO akan berdampak ke perubahan job desc, dan besar kemungkinan ada sedikit respon dari SDM yang bersangkutan tentang beban kerja yang berubah. ini salah satu tantangannya.

    namun yang saya ingin tanyakan adalah mengenai KPI untuk staff akunting dan keuangan, boleh di-share apa saja point2nya?

    dan untuk akunting keuangannya ini rencananya hanya ada 1 orang, dan akan menerima laporan keuangan dari divisi lain (kasir misalkan), apakah dari SO-nya dia “sendiri” lgs dibawah direksi atau bagaimana? terimakasih atas waktunya

    • Untuk KPI staff akunting dan keuangan tentu saja ada. Terkait staff akunting dan keuangan lebih ke arah KPI prosess, yaitu : leadtime proses misalnya penyerahan laporan keuangan tepat waktu, sistem pembukuan sesuai standar PSAK dst.

      Hal tersebut dapat dimasukkan ke dalam performance apprasial karyawan.

      Jika perusahaan masih kecil, staff keuangan bisa saja tanggungjawab langsung ke direksi atau kepala departemen lainnya yang bertangungjawab terhadap keuangan perusahaan.

      Salam,
      T Shahindra

  39. Mas, sya bekerja di perusahaan milik perseorangan, namun belum memiliki HRD, karyawan msh sekitar 150 orang, saat ini saya ditugasi menjadi HRD, dan diharapkan bisa menjalankan fungsi ke HRDan, mohon saran2 nya

  40. Mulai dari yang sederhana dulu mas Sihite. Minimal sudah ada fungsi : Hiring & Maintenance.
    Hiring itu terkait perekrutan, pencarian kandidat. Tidak harus dilakukan sendiri tapi juga bisa dioutsourcingkan.
    Maintenance terkait pemeliharaan seperti : Training, Development, Administrasi Database Personnel.
    Yang terpenting dari fungsi HRD sebenarnya adalah bagaimana agar pengelolaan SDM itu bisa meningkatkan kinerja bisnis perusahaan..itu saja.

  41. mas saya mau merestrukturisasi organisi. kebetulan struktur organisasi yang ingin saya rancang adalah organisasi TI / divisi IT. saya menggunakan PCF. tapi saya bingung cara penggunaan PCF. mohon bantuannnya. ato kalau ada pelatihan perancangan organisasi TI saya mau ikut .

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s