Sebuah organisasi, ketika berdiri tentunya memiliki maksud (intention) kenapa bentuknya seperti tersebut. Bentuk formal organisasi diharapkan merupakan bentuk terbaik yang mendukung sepenuhnya pencapaian sasaran sang pendiri atau visi organisasi tersebut. Konfigurasi formal itulah yang dinamakan sebagai struktur organisasi.
Namun, sayangnya kadang antara pembentukan struktur organisasi dengan relasi/hubungan formal didalamnya belum sepenuhnya ’berjabat erat’ dengan visi organisasi. Kadang ada yang ’mismatch’ atau tidak ’link’ dengan sasaran strategis organisasi. Bahkan dalam beberapa hal tidak sepenuhnya mencerminkan aturan dasar (basic principle) struktur organisasi yang baik. Karena itulah, pembentukan struktur organisasi yang tepat merupakan syarat utama yang penting agar visi organisasi dapat tercapai.
Salah satu cara membentuk struktur organisasi adalah dengan membuat disain organisasi (organization design). Disain organisasi sendiri merupakan pembentukan peran (roles), aktifitas pengolahan (process), dan bentuk hubungan formal (formal relationship) dalam suatu organisasi. Didalamnya, ada pengembangan struktur keseluruhan di dalam organisasi baik unit maupun sub-sub unitnya, serta definisi peran dan proses yang lebih detil dalam unit maupun sub unit tersebut.
Di dalam pembentukan struktur organisasi itu sendiri, ada beberapa prinsip dasar yang harus dimiliki oleh struktur organisasi tersebut, diantaranya :
-
Struktur organisasi memberi prioritas pada pelanggan kunci (key customer priorities)
-
Struktur tersebut mampu mengurangi dan menghilangkan duplikasi organisasi
-
Struktur menyederhanakan lapisan manajemen di dalam organisasi.
-
Struktur organisasi dapat meningkatkan saluran komunikasi (channel of communication) di dalam organisasi.
-
Struktur organisasi tersebut memberikan peran, tanggungjawab yang jelas serta memiliki akuntabilitas.
Dalam kerangka konsep struktur organisasi banyak dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal.
Faktor internal yang mempengaruhi antara lain :
-
Visi dan Misi organisasi
-
Strategi Organisasi
-
Model kepemimpinan (leadership model)
-
Kebijakan maupun prosedur
-
Budaya organisasi
Faktor eksternal yang mempengaruhi disain struktur organisasi antara lain :
-
Pelanggan
-
Supplier
-
Pemerintah
-
Aturan formal, hukum dan perundangan
-
Teknologi Manajemen
-
Dan stakeholder lainnya (masyarakat, komunitas dll).
Kesemua faktor tersebut sangat mempengaruhi proses disain organisasi. Tentunya disain organisasi yang baik akan mempertimbangkan semua faktor tersebut sampai terbentuknya struktur organisasi yang efektif dan efisien.
sesudah dibentuk disain organisasi yang lebih ringkas tentunya diperlukan perencanaan SDM yang juga sesuai dengan disain tersebut. apakah ada cara atau teori yang sederhana namun tepat untuk diaplikasikan untuk merencanakan jumlah SDM suatu organisasi? mohon penjelasan yang cukup rinci sehingga dapat diterapkan dengan pemikiran yang sederhana. terimakasih atas bantuannya.
salam,
endah s.
Bu endah,
Pertanyaan ibu nanti akan saya coba jawab di tulisan berikutnya.
salam,
indra
mohon bantuan,
perusahaan kami sudha berjalan 10 tahun. Tahun ini struktur organisasi kami berubah dratis (semakin kecil). Dulu kami masih pake istilan staf, ka. unit, Kabag, Manager, dan Direktur. Sekarang mnjadi lebih sedikit, yaitu Staf, Supervisor, Manager dan Direktur. yang mau saya tanyakan:
1. Apa acuan design/perubahan struktur organisasi.
2. Apa implikasi perubahan itu (Job Desc, SOP, Job Profile????)
3. Apakah lajim menggunkana istilah Supervisor dalam perusahaan media? Apakah Supervisor sama dengan Kabag? Setahu saya SPV biasa digunakan di perusahaan manufacturing.
4. Apa yang dimaksud dengan struktur organisasi melebar?
Mohon banttuannya pak/bu
Terimakasih
Donal
Sdr donal,
Saya jawab satu per satu ya:
1. Acuan disain perubahan struktur organisasi adalah tergantung strategi perusahaan. Ada faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi. Rinciannya sebagai beirkut : Faktor internal& eksternal –>merubah strategi organisasi–>perlu terjemahan dalam struktur organisasi –>disain/restrukturisasi organisasi.
2. Implikasinya tentu banyak. Jika struktur berubah, hampir pasti job descriptionnya berubah. Karena itu perlu dilakukan analisa jabatan lagi (job analysis/job profiling) yang outputnya adalah job description. Contoh, tahun 2009 organisasi punya strategi cost effective leadership, dan terjemahan dalam struktur adalah penggabungan bagian / fungsi yang serupa (misal finance dgn treasury), kemudian fungsi IT dgn MIS, dll yang tentunya akan memangkas lapisan organisasi dan memerlukan job desc. baru. SOP bisa berubah bila memang alur proses bisnis mengalami perubahan.
3. tergantung mas donal, yang penting bagian yang berwenang tidak berkeberatan. Umumnya istilah supervisor adalah jabatan struktural yang tentunya memiliki akses terhadap pengelolaan karyawan langsung dan memiliki bawahan. Mengenai supervisor sama atau kabag, jawabnya bisa ya bisa tidak. Coba lihat struktur lapisan organisasi dari atas ke bawah. Misalkan struktur organisasi A : Direktur -> manager->Supervisor->staff, dan struktur organisasi B : Direktur ->KaDiv ->Kabag-> staff, maka supervisor relatif sama dengan kabag. Tetapi jika struktur organisasi A : Direktur ->General Manager->Manager->supervisor->staff, maka supervisor tidak sama dengan kabag.
4. Struktur organisasi melebar, artinya lebih landai yang ditandai dengan rentang kendali lebih besar. Misalnya dulu 1 manager membawahi 2 supervisor, sekarang 1 manager membawahi 5 supervisor dst.
Itu saja jawabannya, semoga berkenan,
salam hangat,
tshahindra
Terimakasih pak informasinya, sangat membantu saya. Adakah nomor kontak yg bisa saya hubungi untk berdiskusi lebih lanjut.
Salam
Donal
Silakan pak donal,
bisa kontak saya, melalui email:tshahindra@yahoo.com,
ym:tshahindra, atau hp: 08158819728
salam hangat,
indra
sebenarnya ketika kita men-design suatu organisasi mana yang lebih dulu? merancang struktur oraganisasi atau membuat jobdescription?
Yang paling dahulu adalah merancang struktur organisasi dahulu, baru kemudian job description. Sebenarnya antara struktur organisasi dan job description itu seperti dwi tunggal, namun prioritas urutan pertama pembuatan adalah struktur organisasi, sebagai bentuk transformasi dari strategi, arahan maupun visi misi organisasi.
Semoga berkenan,
tshahindra
mohon dapat dikirim teknik membuat rancangan organisasi perusahaan
trim’s
ariv
Ada pertanyaan pak:
dalam dunia nyata, restructure itu bisa terjadi berkali-kali dalam satu tahun spt di organisasi yg saya tempati, namun sayangnya job desc nya itu tidak di review after restructure.
Sebetulnya JD itu idealnya di refiew based on apa:
1. based on frequency terjadi restructure?
2. based on perubahan target/objective company?
3. or ideal dilakukan up-date setelah performance appraisal dilakukan untuk facing objective tahun depan?
4. or any idea?
Setiap tahun perusahaan melakukan perubahan objectivesnya, tentunya KPI tiap2 fungsi dalam organisasi berubah, apakah JD juga harus di review ketika KPI berubah?
Bagaimana menghubungkan re-structure dengan workload analysis? apakah perlu workload analysis itu dilakukan setelah organisasi berubah untuk make sure balancing manpowernya? atau cukup dengan inventaris activity di job desc tiap posisi lalu justifikasi kebutuhan orang nya berapa?
Mudah2an memberikan arahan yang jelas ditengah kegalauan banyaknya ilmu HR yang saya terima dalam 1 thn ini.. :p
Dear Sdr Roy,
Betul, dalam kenyataannya restrukturisasi itu bisa berkali-kali. Idealnya, sebelum melakukan restrukturisasi, yang dilihat antara lain bisnis proses, struktur organisasi yang lama, dan juga job descriptionnya. Berdasarkan pertanyaan Sdr Roy, maka jika ada restruktursasi yang mengakibatkan perubahan struktur organisasi, maka job descriptionya juga ikut diubah. Kalau tidak ada perubahan, maka job description tidak update. Tidak updatenya job description dapat mengakibatkan job value/nilai jabatan tidak update, sehingga orang yang menduduki jabatan baru merasa beban pekerjaannya tidak sesuai dengan yang tanggungjawab. Ketidakpuasan karyawan dapat mengakibatkan perpindahan karyawan. Tidak sedikit karyawan yang pindah karena alasan ketiadaan tanggungjawab yang jelas di dalam organisasi (baca : job description).
Untuk sasaran perusahaan/corporate objective yang berubah, KPI biasanya akan berubah. Yang perlu diupdate adalah Individual performance objective atau sasaran kinerja individu dalam penilaian kinerja (performance appraisal). Tidak perlu JD nya diubah setiap ada perubahan objective, kecuali jika memang orang tersebut sudah pindah posisi atau pekerjaannya sudah berbeda sama sekali. Jika masih 70% – 80% sama, cukup valid JD nya.
Untuk workload analysis, tentunya digunakan untuk menghitung beban kerja. Workload analysis diperlukan bila memang adanya kebutuhan apakah suatu fungsi organisasi perlu penambahan manpower atau perlu pengurangan manpower sehingga tidak harus restrukturisasi itu berhubungan dengan workload analysis.
Semoga jawaban ini cukup berkenan,
salam hangat,
tshahindra
Dear…
Saya seorang karyawati sebuah perusahaan swasta, pada saat ini perusahaan kami akan merintis untuk mengembangkan HRD, karena sekarang ini masih bersifat Personalia Dept. saya dan rekan2 sudah menjalankan beberapa tahap dalam HR management, sekarang ini saya ingin meminta bantuan bagaimana sebaiknya bentuk Bagan HRD itu sendiri, kebetulan di perusahaan kami HRD harus link dengan NOS (Novus Ordo Seclorum) system…seperti kita ketahui untuk NOS sendiri sudah ada bagannya yang bentuknya menyerupai bangunan rumah, bisakah anda bantu untuk pembentukan bagan HRD….yang mencakup fungsi Profesional SDM sebagai mitra strategis, Ahli administrasi, Pendorong karyawan dan Agent Of change…
Terima kasih.
Dear bu Isma
Untuk membuat sistem HR management, anda bisa membuatnya melalui tahap bisnis proses yang ada di organisasi bu Isma. Perhatikan setiap bisnis proses yang ada, kemudian cek bagian mana yang bisa didukung sepenuhnya oleh HR management. Mulai dari perekrutan, sistem penggajian, pelatihan kerja yang dibutuhkan, sistem penilaian kinerja, pengelolaan terminasi karyawan dst. Tentunya ini disesuaikan dengan kebutuhan dan besaran organisasi.
Saran saya :
- Buatlah yang sederhana, dan terukur efektifitasnya. Jangan mengembangkan sistem yang rumit dan kompleks karena organisasi baru berdiri tentu perlu buy-in dari pemilik/manajemen perusahaan.
- Pilih program/fungsi pengembangan HR yang memang bisa berpengaruh langsung ke dalam bisnis perusahaan. Misalnya, pilih program yang memang mendukung fungsi ‘mencetak uang’ atau profit center di perusahaan.
Ibu bisa melihat dari struktur organisasi yang ada, pilih mana yang memang memiliki fungsi ‘profit center’ dan mana yang ‘cost center’.
Itu saja bu Isma, jika masih kurang bisa kontak lebih lanjut by email
salam hangat,
tshahindra
Dear…
Saya ingin memulai bisnis, tapi saya bingung…
Manakah yg seharusnya lebih didahulukan, strategi organisasi atau struktur organisasi?
Terimakasih
Salam
Untuk memulai bisnis, sebaiknya langsung saja dimulai saja ibu Thalitha. Kadang banyak orang yang mau berbisnis tetapi malah memikirkan yang rumit-rumit seperti : Apa strategi terbaik, bagaimana visi/ misi organisasi, analisa resiko politik sosial lingkungan, struktur organisasi, analisa finansial, B/C ratio, ROI, ROA dll, dlsb. Kalau dianalisa dan dihitung-hitung terus, jadi ketahuan resiko dan sulitnya berbisnis, malah lama-lama tidak jadi berbisnis…:). Padahal yang namanya bisnis itu sendiri, tentunya berlaku hukum klasik dalam bisnis. Semakin tinggi resiko, umumnya semakin besar profit/untungnya, dan sebaliknya.
Bukan berarti hal tersebut diatas tidak penting, tetapi biasanya hanya dilakukan pada usaha berskala besar (misal modal besar, padat teknologi, berhubungan dengan pemerintah dll), yang jumlahnya mungkin saya anggap diatas 100 milyar misalnya. Itupun dapat dilakukan dengan menggunakan konsultan bisnis & manajemen yg mumpuni tuk menangani hal diatas.
Jika skala untuk bisnis awal masih kecil, paling ibu tetapkan saja tujuan/sasaran/target yang ingin dicapai dari bisnis tersebut, kemudian buat struktur organisasi yang paling efisien. Semua juga merupakan bagian dari strategi, karena strategi pada dasarnya adalah cara untuk mencapai tujuan. Strategi organisasi yang baik tentunya berorientasi pada bisnis dan profit. Termasuk didalamnya :’
- Strategi pemasaran dan penjualan
- Strategi produksi dll.
Semuanya tentu saja tergantung besaran skala bisnis. Jika nanti bisnis yang dijalankan semakin besar, maka tentunya fungsi bisnis akan berkembang yang mempengaruhi struktur organisasi sesuai perkembangan kebutuhan bisnis.
Itu saja, semoga berkenan,
Salam hangat,
Tshahindra
ada pertanyaan nih, tolong bila ada pencerahan, thanks
1. Menurut saudara apa yang dimaksud dengan organisasi dan manajemen berikan penjelasan dan faktor apa saja yang terdapat dikedua bidang tersebut, sehingga akan jelas perbedaan atau persamaannya.
2. Saudara jelaskan bagaimana proses struktur dan disain organisasi yang terjadi bila perusahaan mengalami stagnan organisasinya. Sertakan analisis dengan contohnya.
3. Bila terjadi masalah dalam perusahaan terutama miskomunikasi apa yang harus dikerjakan oleh manajer DAN ATAU kepemimpinan yang ada dalam organisasi tersebut, dan bagaimana solusinya ? sertakan analisis dilihat dari efektivitas organisasinya.
4. Organisasi sangat dipengaruhi dengan perubahan lingkungan, bagaimana solusinya agar organisasi tetap berfungsi dan mampu beradaptasi, serta kan contoh dan analisisnya.
malam….
saya mau tanya bagaimana proses struktur dan design organisasi yang terjadi bila perusahaan mengalami stagnan organisasinya, sertakan analisis dan contohny.
terima kasih
Mbak Ita,
Boleh tahu yang dimaksud stagnan itu apa? apakah yang dimaksud adalah bisnis yang stagnan?. Karena organisasi itu sendiri seharusnya dinamis mengikuti perkembangan bisnis itu sendiri. Adakalanya bisnis bisa naik dan bisa turun, sudah tentu strateginya berbeda untuk bisnis yang sedang naik (profit tinggi, ekspansif) dengan bisnis yang sedang turun (profit rendah/rugi, pangsa pasar menciut). Strategi berbeda ini tentunya mempengaruhi struktur organisasi, yang pada akhirnya proses bisnisnya tentu bisa mengalami perubahan.
salam hangat,
Indra
bagaimana penggunaan dan fungsi garis tebal, tipis, putus-putus, tanda panah,untuk pembuatan bagan struktur organisasi. mohon segera diberi penjelasan
Sdr Yuniar,
Saya sarankan dalam membuat diagram organisasi, tidak menggunakan garis tebal, garis putus-putus, tanda panah dan bermacam-macam atribut lainnya. Karena bikin pusing! dan membuat yang melihatnya juga bingung.
Pakai saja garis tak terputus, dan berlaku untuk semua struktur agar terlihat siapa dibawah siapa, dan bertanggungjawab kepada siapa. Banyak yang membuat struktur organisasi dengan garis putus-putus dengan alasan sebagai bentuk hubungan koordinasi, padahal itu bisa dijelaskan dalam job description bahwa posisi A ini punya hubungan koordinasi dengan posisi B, misalnya.
Ok, semoga membantu.
salam hangat,
tshahindra
Bagaimana cara/teknik mengevaluasi terhadap efektivitas organisasi, terutama setelah proses perubahan struktur/proses bisnisnya. Adakah instrument yang dapat digunakan untuk membantu evaluasi tersebut? Mohon sharingnya.
terimakasih.
Dh Pak Bintoro,
Sebenarnya untuk mengukur efektifitas organisasi, ada banyak cara. Rencananya sih nanti saya tuangkan dalam tulisan berikutnya. Jadi ini merupakan jawaban ringkas saja.
Efektifitas organisasi bisa dilihat dari metrik organisasi, yakni : Total biaya organisasi, Rentang kendali manajemen, Jumlah lapisan organisasi, dan biaya pengelolaan. Misalkan, jumlah lapisan organisasi struktural ada 7, secara manajemen sudah tidak efektif lagi karena cenderung birokratis atau bertingkat. Buatlah maksimal 5 lapisan/layer untuk struktur organisasi. Rentang kendali menghitung ratio orang yang dikelola dengan yang mengelola. Jangan sampai lebih banyak orang yang mengatur daripada yang diatur.
Salam hangat,
tshahindra
salam pak,
langsung tanya ya…
1. apa yang harus dilakukan oleh manajemen saat perampingan organisasi dihadapkan oleh resistensi anggota organisasi terhadap perubahan karena mereka sudah berada di zona nyaman? di lain pihak perampingan itu sangat mendesak karena perusahaan tempat saya bekerja sudah berubah bentuk dari LPND menjadi BUMN.
2. bila saya sebagai direktur utama, mana yang lebih dulu saya perbaiki menurut bapak, antara proses bisnis perusahaan dan sdm?
3. apakah visi dan misi perusahaan perlu dirubah karena perubahan bentuk perusahaan karena sekarang hanya ada satu kata ‘profit’.
Saya jawab satu per satu ya
1. Jika melakukan perampingan organisasi, maka perlu adanya penegasan dari manajemen bahwa itu mutlak dilakukan jika perusahaan/organisasi mau tetap hidup/survive. Karena itu perlu dibangun kesadaran (awareness) pentingnya perubahan karena satu-satunya yang pasti adalah perubahan. Resistensi pasti ada, tapi bila mana diberi kenyataan bahwa jika tidak berubah perusahaan/organisasi bisa rugi akhirnya bubar, pasti resistensi tersebut melunak. Karena itulah peran manajemen puncak yang harus memegang kendali terhadap proses perubahan dan perampingan organisasi, tidak bisa bila diserahkan tanggungjawab pada bagian HR atau SDM saja.
2. Tergantung skala prioritasnya. Buat saja matriks 2×2 prioritas antara importance (penting) dan urgency (perlu/segera). Jika proses bisnis termasuk yang sifatnya importance dan urgent, maka itu harus dibenahi lebih dahulu.
3. Bisa diubah visi/misi, jika perusahaan sudah berbeda strategi jangka panjangnya (diatas 5 tahun). Kecuali jika strategi jangka pendek sekarang yakni meraih profit dalam 1 – 2 tahun, mungkin tidak perlu mengubah visi/misinya.